Modern arşivcilik literatüründe, evrakın imha veya muhafazasına dair uygulamaları belirten tablolara "saklama planı" ismi verilmektedir. Saklama planı, Arşivcilik Terimleri Sözlüğü ’nde;[1] “ bir kurumun evrakları içinde arşivsel değere sahip olmaları sebebiyle saklanması gerekenleri niteleyen ve saklanmayacak olanların belirli saklama sürelerinin geçmesi veya belirli olay yahut da eylemlerin gerçekleşmesinden sonra imhasına, sürekli bir esas çerçevesinde izin veren belge ” şeklinde tarif edilmiştir. Evrakın aktif ve yarı aktif dönemlerinde büroda ve ara depolarda saklama sürelerini ve nihai işlem olarak imha veya sürekli saklamayı tespit eden saklama planları, Evrakın üretilmesinden sonra geçireceği devirleri gösterir ve böylece evrağın yığın olmaktan kurtulup bir değer haline dönüşmesini sağlar.

Belgelerin türü ve hacmi, saklanmaları hususundaki kararların tanzimi için hayati bir öneme sahiptir. Saklama planı, net bir şekilde tanımlanabilen ve etiketlenmiş olan devamlı ve düzenli belge serilerinin bir listesidir. Saklama planı ile bir evrak serisi için uygun bir saklama süresi tayin edilir. Saklama planı hazırlandığı zaman, seriler bazından daha fazla ayrıntıya inilmeden planın otomatik olarak yürütülmesi sağlanmalıdır. Bu yürütme, saklama sürelerini kesin ifadelerle tespit eden terimlerin kullanılması ile mümkün olabilecektir. Saklama planının açık bir şekilde tanzim edilmesi profesyonel bir ihtimamı gerektirecektir.

İngiltere’de, 1958 tarihli Public Record Office rehberi, birimlerdeki belge sorumlularına düzenli olarak artan belge gruplarının sınıflandırılmış listelerinin hazırlanması ve her bir grup için müfettiş kararıyla belirlenmiş saklama sürelerinin tayin edilmesi talimatını vermiştir. 1971 tarihinde yayınlanan rehberde ise bir ileri adım daha atılarak, saklama planlarının her çeşit belgenin saklanmasında kontrol aracı olarak kullanılması kabul edilmiştir. [2] Diğer Avrupa ülkelerinde de saklama planlarıyla ilgili uygulamalarda, bu uygulamaları yürüten her devlet için farklı bir başlangıç ve gelişim tarihi mevcuttur.

Osmanlı Devleti’nde ise evrak imhâ ve muhafazasına dâir XX. yüzyıldan önce yayınlanmış her hangi bir nizamnâmenin olup olmadığı bilinmemektedir. Bununla birlikte kimi zamanlar bazı devlet evrakının imhâsı cihetine gidildiğini çeşitli vesikalar sayesinde öğrenmekteyiz. Özellikle II. Mahmud’un askeri reformları esnasında bu tür uygulamaların belki de en erken örneğini teşkil eden Yeniçerilere ait evrakın imhâsı meselesi, her ne kadar siyasi bir husus olarak karşımıza çıksa da bilinen ilk örnek olarak önem arz etmektedir [3]. Evrak imhâsına ait tarihlerimizin kaydettiği diğer bir örnek de Çırağan Sarayı’nda muhafaza edilen II. Abdülhamid devri jurnallerinin II. Meşrutiyet hükümeti tarafından imhâsıdır. [4] Bu iki hadisenin dışında evrak imhâsına ait daha başka münferit örnekler bulunabilirse de bunlar kanun ve mevzuatlarla düzenlenmiş ve arşivcilik düşüncesiyle yapılmış uygulamalar olamayacağından konumuzun dışında bulunmaktadır.

Osmanlı Devleti’nde bir arşivcilik uygulaması olarak evrak imhâsına ait düşüncenin XX. yüzyılın başlarında teşekkül ettiği görülmektedir. Tanzîmat’tan sonra ortaya çıkan modern bürokrasi usûllerinin sebep olduğu hızlı evrak artışı, I. Dünya Savaşı dolayısıyla had safhaya ulaşmış bulunmaktaydı. Bu hızlı evrak artışı neticesinde arşiv depolarında yığılı kalan evrak, bir tasfiye düşüncesinin doğmasına vesile olmuş ve böylece Osmanlı Devleti’nde 1334 tarihli evrak muhafaza ve imhâsına ait ilk nizamnâme layihası neşredilmiştir.

Nizamnâmenin hazırlanması Posta, Telgraf ve Telefon Nezareti’nde biriken evrakın satılmasıyla ilgili olarak çeşitli kurumlarda yapılan görüşmeler sonunda gerçekleşmiş ve bu konuyla Islahat-ı Maliye Komisyonu ilgilenmişti. Nezaret, imhâyla ilgili taleplerinin gerekçesini, idari ve hukuki yönden gerekli olmayan evrakın muhafazasının lüzumsuz masraflara yol açması ve güçlükler çıkarması olarak göstermiştir. Bu gerekçe Hazine Hukuk Müşavirliği’nde incelenerek;

• resmi kayıtlarda yirmi, otuz ve belki elli sene sonra bile lâzım olabilecek evrakların bulunabileceği
• evrakın teker teker tetkik edilmedikçe hangisinin elden çıkarılmasında mahzur olacağı hakkında bir görüş bildirmenin mümkün olmayacağı
• posta evrakının da diğer dairelerdeki gibi mahzenlerde muhafaza edilmesi gerekeceği
• hangi evrakın kaç sene sonra imhâ edilebileceğine dâ´ir kânûn ve nizamların tanzîm edilerek ona göre hareket edilmesinin münasip olacağı

Islahat-ı Maliye Komisyonu, Emlak-ı Emiriye müdürü Ömer Lütfi ve Posta, Telgraf ve Telefon Nezareti Paket Kalemi mümeyyizi Naci Beyler’in konu ile ilgili mütâlaalarını da dinlemiş ve Naci Bey’in izahlarından; posta nizamnâmeleri gereğince, bir evrak hakkında belirlenen müddetin dolmasından sonra, görüşülmekte olan bir ihtilaf veya davaya ait olmadıkça evrakın elden çıkarılmasında bir mahzur olmadığı görüşüne varmıştır. Fakat imhâ edilmek üzere ayrılan evrakın arasında, görüşülmekte olan bir ihtilaf veya davaya dâir olanlar bulunmadığını kimin tasdik edip aksi durumda mesuliyetin kimlere ait olacağının tayîn edilmesi gerektiği ve tayin edilmiş bir müddetin sonunda elden çıkarılması mümkün olan evrakın nev' ve müddet bakımından tespitinden önce bu hususta tatbik edilecek olan hükümlerin bir nizamnâme ile belirlenmesi gerektiği ifade edilmiştir. İmhası uygun görülen evrakın, yakılarak veya satılmak suretiyle imhâsına karar verilirken evrakın ilgisiz insanların eline geçmemesi göz önünde bulundurulacaktı.

Islahat-ı Maliye Komisyonu, yukarıda bahsedilen hususları dikkate alarak Hazine-i Evrak Teşkîlât Kânûnu layihasına göre, her dâirede evrak imhâ ve muhafazasına ve bu hususta memûrların görevlendirilmesine dâir altı maddelik bir nizamnâme layihası hazırladı. Bu nizamnâme layihasının ilk maddesine göre; hükümet dâirelerinin her birinin evrak ve defterleri, muhafaza bakımından beş ayrı sınıfa ayrılacak ve bunların önem derecelerine göre saklama süreleri tespit edilecekti. İlk sınıfta; bütün kânun, nizamnâme ve talimâtnameler ile yabancı devletlerle yapılan anlaşmalar ve bu anlaşmalar süresince cereyan eden muhaberat ve müzakerata ait evrak yer almıştır. İkinci sınıfta imtiyazlı şirketlerin tesisine ait fermanlar ile şartname, mukavelename ve nizamnâmeler, maden fermanları, âsâr-ı atîka taharri ruhsatnameleri, ihtira beratları, anonim veya kooperatif şirketlerin teşkiline dâir ruhsatnameler, inşaat mukaveleleri sayılmıştır. Üçüncü sınıfta; mahkeme ve noter kayıtları, nüfus, askerlik ve memûriyet sicilleri, hususi mektepler ile dini ve hayır amaçlı tesisler ve özel izni gerektiren hususi teşekküllere ait tesis izinleri gibi evrak bulunmaktadır. Dördüncü sınıfta belirli bir zaman içerisinde tetkik ve tasdîki gereken harcama ve hesaplara ait evrak ve beşinci sınıfta ise muamelesi devam etmekte olan işlere ait evrak yer almıştır.

Nizamnâmenin ikinci maddesi, birinci maddede sayılan ilk üç sınıf evrakın satışını, yakılmasını veya başka bir şekilde imhâsını yasaklamış ve kânûn, nizamnâme, talîmâtname, muahedename, mukavelename, mezuniyetname ve fermanların asıllarının günü gününe Hazine-i Evrak’a gönderilmesini ve dâirelerde bu tür evrakın yalnız tasdîkli suretlerinin veya matbularının muhafaza edilmesini gerekli görmüştür. Yine aynı maddede; üçüncü sınıfta yer alan evrak ve sicillerin ise dâireleri tarafından muhafaza edilmesi ve zamanla ihtiyaç duyulmayanların dâireleri tarafından ayrılarak Hazine-i Evrak’a devir ve teslim edilmesi istenmiştir.

Nizamnâmenin üçüncü maddesi; dördüncü sınıf evraktan, birinci ve üçüncü sınıf arasında sayılanların ikinci madde hükümlerine tabi olacağını bildirmekte ve bunların tasdîkli suretlerinin muhafazasını istemektedir.

Nizamnâmenin dördüncü maddesi; dördüncü sınıfa dahil edilen evrakın her dâirede ayrı ayrı tespit edilmesini ve tesbit edilen serilerin kânûn ve nizamlar gereğince ne kadar saklanması gerektiğinin belirtilmesini istemekte ve süresi dolan evraklardan herhangi bir ihtilaf ve dava sebebiyle muhafazası gerekenlerin dışındakilerin imhâ edilebileceğini söylemektedir.

Nizamnâmenin beşinci maddesine göre; Hazine-i Evrak’a gönderilecek olan evrakın dışında kalan evraktan ihtilaf ve dava dolayısıyla serilerinden çıkarılanların yerine bir ilmühaber konulacak ve çıkarılan evrak ilgili dava dosyasına konulacaktır.

Nizamnâmenin altıncı maddesi ise imhâ olunacak evrakın nasıl imhâ edilmesi gerektiğini tayin etmektedir. Bu maddeye göre evrak ya okunamayacak bir şekilde kestirilerek satılacak ya da yakılarak imhâ edilecektir.

Bu nizamnâme layihası 1334 yılında neşredilerek nezaretlere gönderildi ve tatbik edilmesi istendi. [5] Bir sureti, Meşihat Arşivi tasnif çalışmaları esnasında ortaya çıkan ve kısmen çürüyüp koptuğu için bazı yerleri okunamayan ve diğer nezaretlere gönderilen nüshaları henüz bulunamayan bu nizamnâme layihası, arşivcilik tarihimiz açısından büyük önem taşımaktadır. İlerideki arşiv tarihi çalışmalarına kaynaklık etmesi temennisiyle bu belgeler aşağıda aynen neşredilmektedir.

Islahat-ı Maliye Komisyonu Tezkiresi

Posta umûr ve muâmelâtına aid evrak-ı atîkanın sûret-i füruhtu hakkında Posta ve Telgraf ve Telefon Nezâret-i celîlesi vekâletinin 4 Kânun-ı sânî sene 332 tarihli tezkiresi üzerine Hazîne Hukuk Müşavirliği’nden yazılan 9 Şubat sene 332 tarihli mütâla´anâmenin rabtıyla Emlâk-ı Emîriyye Müdüriyet-i Umûmiyesi’nden takdîm olunan Mart sene 333 tarihli müzekkire komisyonca beyân-ı mütâlaa olunduktan sonra işin Şûra-yı Devlet’de tezekkürü için Bâb-ı Alî’ye yazılmak üzere Islahat-ı Maliye Komisyonu’na havale buyurulmuş olmakla Emlâk-ı Umûmiye müdür-i umûmîsi Ömer Lütfi Beğ’le Posta ve Telgraf Nezâret-i celîlesinden i´zam olunan Paket Kalemi mümeyyizi Naci Beğ’in izâhât ve mütala´âtı dahi istimâ´ olunmak sûretiyle keyfiyet tedkîk ve müzâkere olundu.

Posta ve Telgraf Nezareti’nce maksûd olan gâye mürûr-ı zamanla gerek idare nokta-i nazarından gerek posta ve telgraf mu´âmelesi olan eşhâsın tevsîk ve tebyîn-i hukûku cihetinden bir gûne lüzûmu kalmamış olan evrakın hıfzına devam edilmesi idare için bî-lüzûm masarifi ve azîm müşkilâtı dâ´î bulunduğu cihetle bu gibi evrakın münâsib bir sûretle elden çıkarılmasından ibâret bulunmuştur. Hukuk Müşavirliği’nin müzekkiresinde evrak ve kuyûd-ı resmiyede yirmi otuz ve belki elli sene sonra bile lâzım olacakları bulunabileceği cihetle evrak-ı atîka deyu elden çıkarılması taleb olunan evrak birer birer tedkîk olunmadıkça bunlardan hangisinin elden çıkarılmasında ne mahzûr olacağı hakkında mütâla´a beyan edilmek mümkün olamayacağı ve binâ’en aleyh posta evrakının da devâ’ir-i sâire evrakı hakkında yapıldığı misillü mahzenlerde hıfzı lâzım gelip ancak ne gibi evrakın kaç sene sonra imhâ edilebileceğine dâ´ir kavânîn ve nizâmât tanzîm edilerek ana göre hareket edilmek münâsib olacağı beyan olunmuştur. Emlâk-ı Emîriye müzekkiresinde ise bilhassa devâ’irce bu bâbda ............... bir usûl takip edilmeyip her dâ´ire kendi ictihâdına göre hareket etmekte olduğu tahkîkât-ı vâkı´adan anlaşılmış olduğundan bahisle bu bâbda ............. devletçe veya Meclis-i Mahsûs-ı Vükelâ’ca bir karar ittihâzı için keyfiyetin Bâb-ı Alî’ye arzına lüzûm gösterilmiştir.

................ Naci Bey’in posta evrakı hakkında verdiği izâhâttan nezâret-i müşârun-ileyhâca elden çıkarılması maksûd olan evrakın envâ´ı ta´ayyün etmiş ............ posta nizamnâmeleri mucebince mu´ayyen müddetlerin inkizâsından derdest-i fasl ve rü’yet bir ihtilaf veya da´vâya ta´alluk etmedikçe elden çıkarılmasında mahzûr? olmayacağı anlaşılmış ise de bu mes’elede asıl nazar-ı dikkate alınmak lâzım gelen cihet o nev´’ evrak-ı atîkadır deyu imhâ olunmak üzere tefrîk edilen evrak meyânında başka bir şey veya derdest-i fasl ve rü’yet bir ihtilaf ve davaya müte´allik olanlar bulunmadığını kimler tasdîk edip aks-i halin mes’ûliyeti kimlere terettüb edeceğinin ta´yîninde olduğuna nazaran bir müddet-i mu´ayyenenin hitâmında elden çıkarılması mümkün olan evrakın nev´´ ve müddet i´tibârıyla ta´yîninden evvel bu bâbda tatbîki lâzım gelecek olan ahkâm-ı umûmîyenin bir nizamnâme ile ta´yînine lüzûm görülmüştür. Elden çıkarılması tensîb olunan evrakın ihrâk mı yoksa füruht mu edileceğinin ta´yîni de evrak-ı mezkûre meyânında şunun bunun elinde dolaşmasında muhtelif nukât-ı nazardan mahzûr mülâhaza edilebilecek evrak bulunup bulunmadığının tedkîkine vâbestedir.

Esâsât-ı mezkûreye ve komisyonca tedkîk olunup kararnâmesi âhiran takdîm olunan Hazîne-i Evrak Teşkîlât Kânûnu lâyihasına göre her dâ´irede mu´ayyen bir müddetin inkizâsından sonra elden çıkarılmasında mahzûr görülmeyecek olan evrakın envâ´ıyla müddet-i hıfzları ve bu bâbda vazîfedar olan me’mûrîn, dâ´irelerince bir ta´lîmât-ı mahsûsa ile ta´yîn olunmak üzere ta´lîmât-ı mezkûrenin ihzâr ve tatbîkinde ta´kîbi lâzım gelen ahkâm-ı esâsiyeyi mübeyyin nizamnâme lâyihası tanzîm edilerek merbûten takdîm olunmuş ve Posta ve Telgraf Nezareti’ne de mezkûr lâyihanın beşinci ve altıncı maddelerinin medlûllerine göre tezkire tasdîri tezekkür kılınmıştır.

1334 yılında Matba´a-i Amire tarafından İstanbul’da neşr olunan lâyihanın metni

Devâ’ir-i hükümet evrak ve defâtirinin müddet-i hıfzı ve sûret-i imhâsı hakkında Islahat-ı Maliye Komiyonu’nca tanzîm olunan nizamnâme lâyihası (Matba´a-i Amire, İstanbul 1334)

Birincisi; bilumum kânûn, nizamnâme ve ta´lîmâtnâmeler ve düvel-i ecnebiye ile teati olunan muâhedât ve mukâvelât gibi ehemmiyet-i târihiyyeyi hâiz ukûdu muhtevî evrak ile bunların neşr ve i´lânına ve akd ve teatisine kadar cereyân eden muhâberât ve müzâkerâtı ve ittihaz olunan mukarrerâtı hâvî dosyalardır.

İkincisi; ehemmiyet-i târihiyeyi hâiz görünsün görünmesin her türlü imtiyazlı şirketlerin te’sîsi ve teşkîline ve cereyân-ı mu´âmelâtına dâ´ir verilen fermanlar ile cânib-i hükümet-i seniyyeden musaddak şartnâme ve mukâvelenâme ve nizamnâmeleri ve bunların zeyilleri ve her ne sûretle olur ise olsun ta´dîl-i ahkâmını mutazammın ? ............. ve bunların neşr ve i´lânına veya akd ve teatisine kadar cereyân eden müzâkere ve muhâberât ile ittihaz olunan mukarrerâtı hâvî dosyalar, maden fermanları, âsâr-ı atîka taharrî ruhsatnâmeleri, ihtirâ berâtları, anonim veya kooperatif şirketlerin teşkîline dâ´ir ruhsatnâmeler ile müteferri´âtı, -erzak, kağıt, defter, elbise gibi eşya ve levâzım mübâya´ât ve i´mâlâtına ve turûk ve ebniye-i âdiye inşa’at ve ta´mîrâtına müte´allik olarak her sene hemen aynı sûretle tekerrür edecek olanlar îcâbına göre dördüncü ve beşinci nev´lere dâhil olmak üzere- ahkâmı birkaç sene devam edecek olan inşa’at ve i´mâlât-ı cesîmeye müte´allik mukâvelât ile bunlar hakkındaki muhâberât ve müzâkerât ve mukarrerâtı muhtevî dosyalardır.

Üçüncüsü; mahâkim sicillâtı, emvâl-i gayr-ı menkûlede eşhâs-ı maddiye ve hükmiyenin hukûk-ı tasarrufiyesini mübeyyin kuyûd-ı resmiye, nüfus kayıtları, sicillât-ı askeriye ile me’mûrin sicillâtı, mekâtib-i husûsiye ile her türlü te’sîsât-ı hayriye ve dîniyenin ve emniyet ve sıhhat-i umûmîye cihetiyle me’zûniyet-i mahsûsaya tâbi´ her türlü te’sîsât-ı husûsiyenin te’sîsine ve devam veya ref´ ve lağvına dâ´ir me’zûniyet ve evâmir ve şerâ’iti muhtevî evrak, te’sîsât ve teşkîlât-ı idâriyeye müte´allik mukarrerât ve teferru´âtı, menafi´-i umûmîye namına olarak devlet ve vilâyât ve nevâhî devâ’ir-i belediye veya imtiyazlı bir şirket hesâbına istimlâk-ı emlâka dâ´ir harîta ve karar ve cedveller ile esas maddeye ve emlâk-ı mezkûrenin takdîr-i bedelâtına müte´allik mukarrerât ve evrak-ı müsbite her nev´ istatistik icmâlâtı ve zîrde gösterilen dördüncü, beşinci nev´lere dâhil olamayacak evrak-ı sa’iredir.

Dördüncüsü; müddet-i mu´ayyene zarfında tedkîk ve tasdîki lâzım gelen âmir-i sarf ve muhâsib hesâbatına müte´allik evrak, defatir, icmâlât ve teferru´âtıdır.

Beşincisi; mesâlih-i câriye hakkında isti’zân ve istifsâr ve isti´lâmı ve bunlara karşı teblîğât ve ma´lûmâtı mutazammın her türlü evrak-ı muhâvere ve -dördüncü nev´a dâ´ir evrak-ı müsbiteden olmamak üzere- muâmelât-ı rûzmerrede müsta´mel bilet, pusula, ilmühaber, jurnal, cedvel gibi evrak ve defâtir ve bunların bir müddet sonra hükmü kalmayacak olan koçan veya nüsha-i sâniyeleridir.

Üçüncü nev´ meyânında gösterilen sicillât ve kuyûd ve evrak-ı sa’ire dâ´irelerince hıfz olunacak ve mürûr-ı zamanla dâ´irelerince hıfzına lüzûm kalmayanlar olduğu takdirde bu kısım dahi yine dâ´irelerince tefrîk olunarak Hazîne-i evraka devir ve teslim olunacaktır.

[*] Araştırma Görevlisi, MÜFEF Arşivcilik Bölümü

[1] B. Kemal Ataman, Arşivcilik Terimleri Sözlüğü. İstanbul: Librairie de Pera, 1995.

[2] Cook, Michael, Archives Administration , (2. bsm), London 1986, s. 78.

[3] Bu konuyla ilgili Osmanlı arşiv belgelerinin değerlendirildiği iki çalışma için bkz: Necati Aktaş: “Osmanlı dönemi arşivciliğimiz ve tasnif çalışmaları”. Belgelerle Türk Tarihi , (1), Mart 1985, s. 67-72; Ali Akyıldız: “Hazîne-i Evrak’ın kurulması ve ilk tasnif usulleri (1846-1856)”, Hakkı Dursun Yıldız Armağanı , 1995, s. 76-77.

[4] Faiz Demiroğlu, Abdülhamid’e Verilen Jurnaller , İstanbul: Tarih Kütüphanesi Yayınları, 1955 s. 6-9.

[5] Bu nizamnamenin Bab-ı Meşihat’taki tatbikatını gösteren bir belge, burada neşredilen matbu belgeler arasında bulunmuştu. Fakat çok yıpranmış ve kısmen çürüyerek dökülmüş olduğu için bu belge burada neşredilememiştir.

Go to page: Introduction | Contents of 1999 | Next Issue |
Go to menu: Home | Profession | Organizations | Archimedia | BBS | JAS | BKA | Map