Amerikan Arşivciler Derneği’nin birkaç yıl önceki yıllık toplantısında bir federal evrak yöneticisi sunduğu yazıda, "bugünkü şartlarda kendimizi Arşivci ve Evrak Yöneticisi" olarak bulduğumuzu söyledi. Ardından aynı kişi, bir arşivcinin uzman olarak bir evrak yöneticisi, bir evrak yöneticisinin de uygulamacı olarak bir arşivci olduğunu ifade etti. Şüphesiz her ne farklılık olursa olsun, ikisi arasında çok yakın bir ilişki vardır. [1] Aslında arşivcilerle evrak yöneticileri arasında farklılık olduğu konusunda meslektaşlarımızla hemfikir olmamız gerekmiyor ancak aralarında çok yakın bir ilişkinin olduğunu da kuvvetle belirtmemiz şarttır. Bu tartışma, yirmi yıldan daha fazla zamandır mesleki literatürümüzde temel konulardan biri olmuştur. Yakın ilişkiye hepimizin bir katkısının olduğu düşüncesinden hareketle, biz de onların farklılıkları konusunu incelemek istiyoruz. Böylece "ikinci kuşak" arşivci ve evrak yöneticisi olarak bizler, "mesleğimizin tarihinde" neleri çok basitçe dışarıda bıraktığımız konusunda birçok hususu öğrenmiş olacağız.

Kamu arşivcilerinin mesleki bir faaliyeti olarak evrak yönetimi, 1941’de Evrak Yönetimi Komisyonunun Amerikan Arşivciler Derneği içinde Arşiv Materyallerinin Azaltılması Komisyonu şeklinde yeniden adlandırılmasıyla, ilk resmi anlamına kavuşmuş oldu. O dönemdeki komite başkanı Emmet J. Leahy, başkanlık görevine komitenin yeni ismiyle devam etti. [2] Daha sonra 1941’in ilk yarısına doğru Milli Arşiv, kamu çalışmalarını geliştirmek ve bürolarda üretilen evrakın dosyalama, ayıklama ve imha çalışmalarına yardım etmek, ayrıca güncelliğini yitiren evrakın arşive intikalini sağlamak amacıyla "evrak idaresi programını" resmi olarak kurup, uygulamaya başladı. [3] Bu programın yürütülmesindeki temel gerekçe ise evrakın yaşamında seçim, ayıklama ve muhafaza gibi işlemlerin mümkün olduğu kadar erken başlaması ve kamu yönetiminde planlanmış evrak imha prosedürlerine duyulan acil ihtiyaçtı. [4]

Tüm bu gelişmeler olurken, güncel evrak yönetimi veya idaresinde yetkili olan arşivciler, yeni bir mesleğin doğması ya da var olan mesleğe yeni bir boyut katılması konusunda kendilerinin bir sorumluluğu olduğunu düşünmediler. Yeni arşivci ve evrak idarecilerinden biri olan Philip C. Brooks, 1942’lerin sonlarına doğru yaptığı değerlendirmede, açık bir tanım gerektirmeden evrak idaresinin, bir süredir açıkça ifade edilmeyen arşiv ekonomisinde bir safhasının aydınlanmasını temsil ettiğini söyledi. Dr. Brooks, American Archivist’in ilk sayılarında bu meslekte uzman kişiler tarafından yayınlanmış sekiz makaleyi gösterdikten sonra, "devlet dairelerinde üretilen ve dosyalanan evraklar için arşivcilerin hiçbir sorumluluğu olmadığı biçimindeki şüpheci yaklaşımları reddederek," bu makalelerde, "evraklar arşive ulaşmadan önce arşivcilerin bazı sorumluluklara sahip olduklarının" ifade edilmiş olduğunu söyledi. Ardından mürekkep, kağıt ve dosyalama ekipmanlarının kontrolü ve denetlenmesiyle ilgili birkaç eyaletin kanununda, yine dernek tarafından 1940 yılında teklif edilen ve bir eyaletteki "tüm kamu evrakının üretimi, idaresi ve korunması" üzerinde eyalet arşivi başkanının denetleme yetkisine sahip olduğunun belirtildiği tek biçim Eyalet Evrak Kanunu'nda ve Birleşik Devletler Arşivcisinin federal kurumlardaki evrakları denetlemesini mümkün kılan, 1934 tarihinde yürürlüğe girmiş olan Milli Arşiv Kanunu'nda bu sorumlulukla ilgili delilleri ortaya koydu. [5]

Brooks, arşiv ve evrak idaresi arasındaki ilişkiyi doğrudan ele alarak, "arşivcilerle ilgili çıkarların her zaman dikkate alınmamasına karşın, genellikle işletme mühendisliği ile ilgili avantajların göz önünde bulundurulduğunu" belirtti. Buna rağmen, arşivciler güncel evrak idaresinin yararlarını görmezlikten gelmek için yüzlerini çevirmişlerdir. Fakat, bu iki alan birbirlerini etkilemekten de geri durmuyor, bu sebeple ortak çıkarlar için birlikte çalışabilirler. Bu düşünce, yıllardır Amerikan Arşivciler Derneğinin toplantı ve yayınlarında, arşiv inancının temel ve kesin prensibi olarak geliştirilmektedir. Biz de evrak idaresinin arşivcilerin meşru ilgi sahalarından biri olması gerektiğine inanmaktayız. [6]

Brooks, arşivcilik sahasındaki meslektaşları arasında hâlâ var olan şüpheleri gidermek için teklif ve uyarılarına son bir gerekçe daha kattı:

İlk dönem arşivciler için "diplomatika" nasıl bir konumda olmuş ise bugünün arşivcileri için de güncel evrak idaresi aynıdır. Arşivcilik sahasındaki uzmanlar, bir arşivcinin provenans prensiplerini uygulayabilmesi için sorumluluğu altındaki evrakların üretim metotlarını bilmesi gerektiğini belirterek, arşivlerin güncel evrak idaresinden bağımsız düşünülemeyeceğini söylemiştir. Modern idari dokümantasyonun karmaşıklığı dosyalama ile ilgili teknikleri o kadar çok artırdı ki birçok insan ya ondan korktu ya da görmezlikten gelme yolunu seçti. Ancak evrakların tüm hayat hikayesi iç içe girmiş bir vaziyette olduğundan, her iki davranış da bu prensiple uyum göstermemektedir. Dolayısıyla bu bütünlük içindeki hiçbir dönem görmezlikten gelinemez. Evrak üretimi artarak devam ederken, bunların üçüncü ve dördüncü nesil yönetici, arşivci, araştırmacı ve toplum tarafından incelenmesinde yeterince özen gösterilmeyeceği gerçeği kaçınılmazdır. [7]

Brooks'un bu düşüncesi daha sonra farklı formlarda ortaya çıktı: Artık güncel evrak idaresiyle ilgili oturumlar, derneğin yıllık programlarının daimi bir özelliği oldu; farklı devlet dairelerindeki güncel evrak idaresi programı çalışmaları American Archivist’ de yayınlandı; dergilerde, güncel evrak idaresi konusunda kitap ve başvuru eserlerinin değerlendirilmesi yapıldı; ve yine dergilerin yıllık bibliyografyalarında "Güncel Evrak İdaresi ve Dosyalama Teknikleri" konusu ile ilgili bölümler artmaya devam etti. 1944’de Emmet Leahy’den sonra "Evrak İdaresi Komisyonu"nun başkanlığına gelen Brooks [8], ekonomik evrak idaresinin önemi hakkında idarecilerin ilgisini harekete geçirerek, mesleğin acil olarak gerekliliği konusunda onları iknaya çalıştı ve bu hususta yerel ve federal yönetimlerde kullanılmak üzere, federal yönetimdeki tecrübelerine dayanan bir broşürü hazırlamaya kendini adadı. [9] Komite başkanı Brooks, 1949 yılında broşürün tamamlanması üzerine derneğe verdiği raporda, komitenin amacının evraklardan sorumlu kamu görevlilerine rehberlik etmek olduğunu ifade ederek, evrak memurları ve arşivcilerin ortak çıkarlarının tüm broşür boyunca kabul edilmiş olduğunu açıklıyordu. [10] Aynı yıl Philip C. Brooks, bir çoğumuzun kamu evrak idaresi olarak anlayacağı, bu faaliyetlerin sonucunu "Amme İdaresi Enstitüsü" kanalıyla yayınladı. Bu yayın, arşivciler ve evrak idarecileri arasındaki mesleki ilişkide bir devrin kapanıp, yeni bir dönemin başladığını çok açık olarak işaret etmektedir.

Milli Arşiv ve Evrak Servisi (NARS)'daki evrak yöneticisi meslektaşlarımıza göre, bu dönem boyunca Federal Hükümetteki evrak idaresi, form yönetimi, posta yönetimi, dosya yönetimi, evrak muhafazası ve dokümantasyonunu içeren ve tüm bu faaliyetlerde evrak tasfiyesini ön plana çıkaran, bugün yazışma yönetimi diye adlandırdığımız dönemin de başlangıcını ifade etmektedir. [11] Eyalet arşivleri, federal örnekteki bu hızlı değişmeyi yakalamaları için baskı altında kaldılar. Fakat birçoğu, toplantılarda kamu kuruluşlarındaki güncel evrakla ilgili problemlerini ortaya koyarak, bu bölümlere yardım ve tavsiyede bulunmanın gerekliliğini savundu. Bir arşivcinin de itiraf da bulunduğu gibi "şüphesiz bir eyalet arşivinin kabul ettiği ve farklı bölümlerin uzmanlığını gerektiren evrak ve dosya tutma prosedürlerinin tüm ayrıntılarını anlamak mümkün olmaz, ancak birçok kamu kuruluşunda bağlantı kurulan kişiler vasıtasıyla farklı fonksiyonlar ve problemlerle birlikte daha geniş görüş açısı geliştirme pozisyonunda olunabilir ki bu da her bölümün kendi probleminin çözümünde önemli bir katkı sağlayacaktır". [12]

Bu gelişmelerin ardından, 1948’de "Gölgede Kalan Arşiv Mesleği" adlı bir makale yayınlanarak, American Archivist' in sayfalarında muhalefet sesleri yükselmeye başladı. Bu makaledeki açıklamalarıyla yazar, "özellikle II. Dünya Savaşı’ndan beri evrak çalışmalarında yönetim bilimi uzmanlarının aşırı etkisi yüzünden arşiv mesleğinin temel hedeflerinden uzaklaştığını" vurgulayıp, "yönetim çalışmasındaki bu orantısız etkiyi" ön plana çıkarmasına rağmen, "eninde sonunda arşivcilerin mesleğin gerçek sahipleri olarak ortaya çıkacaklarını" ifade etti. [13] Bundan sonraki olaylara bakıldığında, II. Dünya Savaşı ve savaş sonrası yıllar boyunca şartların yeniden oluşması, Federal Hükümet içinde Evrak İdaresi’nin gelişmesiyle sonuçlandığından, yazar bu gerçekler ışığında evrak idaresinin kısa vadede, elle tutulur ve pratikte birçok faydasının olduğunu da kabul etmektedir. Yine de bu faydaları "ağır fatura ödemek” olarak nitelendirerek, bu konudaki kaygısını dile getirmekten de geri durmadı:

Bu faydaların bedeli ise Amerikalı arşivciler arasında, özellikle arşivin duvarları dışında evrakların dünyanın gerçekleri ile nasıl ilişkili olduğunu anlama, onların geniş entelektüel kapsamı, tarih bilimi, araştırma ve bilim anlayışının terk edilmesi şeklinde olmuştur. Bu sebeple profesyonel arşivci körelmektedir. Vaktiyle arşivci, tarihçinin araştırma yardımcısı, ekonomist, idareci ve bilim adamı gibi bir statüde tanınmaktaydı. Ayrıca arşivciler, evraklar ne kadar karmaşık ve spesifik olursa olsun, onların elde edilebilirliği ve kullanılabilirliğinden haberdar olurdu ki bu durum arşivciler için önemli bir özellik olarak düşünülürdü. Şimdi ise evrakları güvenli bir biçimde depolamak, dokümanlara erişimi mekanikleştirmek ve evrakların imhası, depolanması ve muhafazasındaki maliyeti en aza indirmek, yeterli gözükmektedir. [14]

Arşivcilerin, düzeylerini yükseltmek ve daha büyük imkanlara ulaşmak için iyi eğitim alması gerektiğini savunarak, "bu gelişmeyi fark eden ve onaylayan birçok kişinin de bu konuda konuştuğunu" iddia eden yazar, aynı zamanda "evrak yönetimi programının kurulmasının bütünüyle inkarının da aptalca olacağını" itiraf etmektedir. [15] Yazara göre, çalıştıkları kuruma maddi tasarruf sağlamak yükümlülüğüne sahip olan arşivcinin, en azından eşit önemde entelektüel bir misyonla yeniden adlandırılması gerekmektedir. [16]

Aslında bu gözlemlere ve tavsiyelere uzun uzun cevap vermek çok cazip ve çekici olmakla birlikte bu çalışmanın bitirilmesi için bu zevkten vazgeçmek durumundayız. Birleşik Devletlerde arşiv idaresi değerlendirmesiyle alakalı bu eleştirinin yayınlandığı dönemde, hükümetin yürütme şubesinin teşkilatlanmasıyla ilgili başkanlık komisyonu olan İlk Hoover Komisyonu bu şekilde düşünenlerin çalışmalarıyla ciddi olarak meşgul olmaktaydı. Bu sebeple, belirtilen harekatın liderlerinden biri tarafından yazılan ve arşivciler ile evrak yöneticileri arasındaki ilişkiyi ortaya koyan bu açıklama için oldukça uygun bir dönemdi. [17]

Leahy, "Modern Evrak Yönetimi" konusundaki makalesinde, "pervasızca ve büyük miktarda yapılan evrak imhasının" "kritik bir problem" olduğunu bildirdikten sonra "evraklar kurumların tüm faaliyet ve aktivitelerinin kayıtlarını oluşturduğundan, evrakların imhası sırasında kurumlara ait bu deneyimlerin korunması için azami güvencenin sağlanması gerektiğini" ifade etmektedir. Bu güvencenin, Federal Yönetimde ve bazı eyaletlerde yeterli, fakat çoğu eyalette yetersiz olduğunu, özellikle Amerikan özel teşebbüsünde hemen hemen hiç olmadığını gördüğünü söyledi. Bu sebeple "tarihçilerin uzmanlığından ve arşivcilerin tecrübesinden faydalanılması için yönetimin ikna edilmesi gerektiği" konusu üzerinde ısrarla durdu. "Önemli bir tasarruf sağlamada sıra dışı bir etkinlik olarak, ara depoların kurulmasını" savundu; ancak profesyonel arşivci ve tarihçilerin düşüncelerine müracaat edilmemesi durumunda, "muhafaza edilecek evrakın önemli bir kısmının güvencesinin olmayacağını" da sözlerine ekledi.

Yazar, çalışmasını "arşivciler, tarihçiler ve analistlerin, gereksiz evrak üretimi ile mücadelenin her durumda yapılabileceğini ifade etmeleri yeterli değildir" sözleriyle tamamladı. Dolayısıyla, yönetim amaçları için gerekli olmayan evrakların üretilmesini analistler, tarihçiler veya arşivciler için de bekleyemezler. Böyle bir düşüncede tehlike yok gibidir; ancak tarihçi ve arşivcilerin vermesi gereken değerli yardım ve rehberlik, yönetimde mevcut olamayacağı için potansiyel kazançta önemli bir kayıp olacaktır. [18] Modern evrak yönetimi konusunda bu bildirinin ve evrak yöneticileri ile arşivciler arasındaki önemli ilişki konusundaki bu gözlemlerin yazarı Emmett J. Leahy, hem 1947’de kurulmuş olan Milli Evrak Yönetimi Komisyonu'nun, hem de Federal Hükümette evrak yönetimi değerlendirilmesinin yapıldığı İlk Hoover Komisyonu’nun yöneticisiydi. [19]

Birleşik Devletler Arşiv Müdürü Wayne C. Grover, Derneğin 1950’deki yıllık toplantısında "Federal Arşiv Çalışmalarındaki Son Gelişmeler" ile ilgili arşivcilere bilgi verdi. Kronolojik sıra ile bunlar, evrak yönetimi konusunda Hoover Komisyonunun tavsiyelerinin yayınlanması; Milli Arşivin yeni Genel Hizmetler İdaresi’ne transferi; 1950'de Federal Evrak Kanunu'nun başkan tarafından imzalanması ve kabul edilmesi; Milli Arşiv personelinden ayrı ancak Milli Arşiv ve Evrak Servisi biçiminde adlandırılan tek bir organizasyon içerisinde Federal evrak yönetimi kadrosunun ihdası; ve ülkenin farklı bölgelerinde bir Federal ara depo sisteminin kurulması konularını içermektedir. [20] Grover, bu gelişmelerin neden olduğu şartları açıklarken, dolaylı da olsa arşivcilik mesleğinin gölgede kalacağından korkmuş olanları da işaret etmiştir. Mesela "Milli Arşivde uzman branşlarda çalışan en tecrübeli kalifiye elemanlar, arşivdeki çalışmalarının aksaması pahasına, kamu yönetiminin muhtelif bürolarındaki evrak problemini çözmek için çaba harcıyorlardı", diyerek bu konudaki endişesini dile getirmiştir. Bu endişesini ortaya koyarken, arşivcilerin de manastırlarda inzivaya çekilmemesi gerektiğini, çünkü biraz geriye dönüldüğünde, savaş süresince, evrakları tutması gereken bölümler içinde geleneksel fonksiyonların ihmal edildiğini [21], bu sebeple Milli Arşivin aslında bir takım istikrar ve dengelerin sağlanma noktası olduğunu ifade etmiştir.

Yeni evrak yönetimi personeli ile NARS’ın arşiv personeli arasındaki ilişkiye gelince, Grover bu konuda şunları söyledi:

Arşiv çalışmaları ve güncel evrak yönetimi arasında çakışan birçok nokta vardır ve umuyorum her zaman da olacaktır. Ancak bunların her biri temelde farklı öneme sahiptir ve farklı şartlar gerektirir, ortak amaçlar için karmaşık çalışmalar ile kişilerin birbiriyle çok yakın olarak nasıl ilişkilendirildiği önemli değildir.

Açıkça söylemek gerekirse, eğer bir arşivci sorumluluğu olduğu sahalarda konuya bağlı dokümantasyon geliştirmek durumundaysa, tarih ve sosyal bilimler konularında akademik yeterliliğe sahip olması gerekir. İnanıyorum ki eğer arşivci kendi mesleki sorumluluklarını akılcı bir şekilde gerçekleştirecekse, benzer yeteneklerini geliştirmek zorundadır. Diğer taraftan, evrak yöneticisi uzman kendisini bir işletme takımının üyesi gibi geliştirmeyi ve bu uzun vadeli çalışmada etkili olmayı umuyorsa, işletmecilik bakışı ve tecrübesi onun için daha gerekli olacaktır. Kısaca ifade etmek gerekirse, evrakların ilgi sahasına giren her alan, belli ölçüde uzmanlıklar yardımıyla gelişmiştir. [22]

1950’de Philip C. Brooks, derneğin başkanı olarak yaptığı konuşmasını, "Arşivciler ve Meslektaşları: Ortak Paydalar" konusuna ayırdı. Konuşmasında arşivcilerin gösterdiği "farklı mesleki çalışmalar nedeniyle" dinleyicilerden tereddütlerinin kabul edilmesini istedi. Yine de dernek tüzüğünde üyelik maddesinin, farklı uzmanlık alanları ve çalışmalarını da geniş olarak içermesi için uygun cümlelerle dikkatlice ifade edilmiş olduğunu söyleyerek, bu farklı alanların bizi hem cezbettiği, hem de tehlikelere karşı uyanık olmamızı sağladığı konusunu da yıllardır güçlü olarak tartıştığını hatırlattı. [23] Ardından, derneğin üyelik konusunda belirlediği ve bizim de kullandığımız geniş bir arşivci görüşü ile kamu hizmet kategorilerinde uygulanan daha kesin görüşler arasında, bir farklılığın olduğu konusu üzerinde ısrarla durdu: Bunlardan bir tanesi ilgi diğeri ise mesleğe bağlı olan unsurdur. Esasında çeşitli evrak formları üzerinde insan çalışmalarını gösteren kıymetli delillerin etkili kullanımı ve muhafazasıyla ilgili hepimiz sorumluluk sahibiyiz. Bu sebeple, mutlaka ortak paydalar üzerine odaklanmalıyız. Brooks, konuya on yıl önce de değinmiş olduğunu söyledikten sonra, iyi ya da kötü evrak idaresi sonuçlarının, arşivcilerin evraklarla ilgili daha sonra yapacakları işi etkileyeceğini vurgulayarak, arşivcilerin uzmanlaşmış çalışmalarının ekonomik evrak idaresinin tüm safhalarıyla çok açık ilişkisinin olduğunu, böylece arşivcilerin evrak idaresi sahasına zaten girmiş bulunduklarını hatırlattı. [24] Brooks'un özel yazıları ayrıca kütüphanecilik sahasındaki meslektaşları ve arşivcilerin ortak paydaları üzerine ortaya koyduğu görüşleri bu yazının kapsamı dışındadır, ancak makalesinin tamamının yeniden okunmasını tavsiye ediyorum.

1950'de yürürlüğe giren Federal Evrak Kanunu, Federal Hükümetteki evrak yönetimi, evrakın üretimi, muhafazası ve tasfiyesini içerecek şekilde tanımlandı. Zaten form yönetimi, ofis ekipmanları ve malzemeleri yönetimi, "evrak idaresi" terimi tarafından çoktan kuşatılarak, faaliyetleri arasına katılmıştı ve bu hızlı gelişme, 1953-55 İkinci Hoover Komisyonu tavsiyesinin bir sonucu olarak, oldukça ileri bir yapıya ulaştı. Bu komisyon, daha geniş bir yönetim kontrol programı çatısı altında, diğer uzmanlık alanlarının da doğmasıyla, Federal Hükümetin kırtasiye problemleri konusunda çözüme ilişkin görüşlerini "bürokrasi yönetimi" terimiyle daha popüler hale getirdi. Bunun sonucu olarak, evrak yönetimi sahasında yönerge yönetimi, rapor yönetimi ve kırtasiyecilikte kalite kontrol gibi yeni uzmanlık alanları doğdu ve bunlara yeni programlar eklendi. Başka bir deyişle, evrak yönetimi evrak üretimi, kontrolü ve kullanımı konusunda genel işletmecilik safhaları içerisinde hızlı bir gelişme gösterdi. [25]

Bu gelişmelerin dernek ve mesleğimize etkisi nedir? Dr. Grover, 1954’de başkan olarak yaptığı konuşmasında bu soruyu şu şekilde cevapladı:

Yakın zamanda dernek ve mesleği rahatsız eden husus, arşivciler ve arşiv kuruluşları ile evrak yönetimi ve evrak idaresi [26] arasındaki uygun ilişkidir. Esas konu, güncel dosyalardaki evrakın üretimi ve muhafazasıyla sonuçlanan idari prosedür ve teknikler hususunda arşivcilerin ilgilerinin eksikliğidir . [27]

"Bu konuda münakaşa kısımlarının olduğu ve yanlış anlaşılacak daha fazla hususun bulunduğunu" itiraf ederken, Grover, hem Federal Hükümetteki durumu, hem de "Milli Arşiv ve Evrak Servisi"nin görüşünü gayet açık olarak ortaya koydu. Ardından bir organizasyonda üretilen evrakın kalitesini ve kontrolünü sağlama sorumluluğunun, evrak yöneticileri ve arşivciler arasında ortak bir bağ olduğunu ısrarla savundu. Buna rağmen "evrak yöneticisi" bir arşivci değildir. Onlar kendi alanlarında uzmandır ve organizasyonun hiyerarşik yapısı içerisinde üst yönetime yakın bir konumda bulunurlar. Arşivciler gibi onlar da eğitimlerini geliştirmek ve meslek standartlarını yükseltmek amacındadırlar. Fakat bu uzmanlar, arşivci olmamalarına rağmen, sürekli artan açık ve temel bir ihtiyacı gidermek için; diğer bir ifadeyle, idarecilerin, kendi personeline sürekli, akıllıca ve pratik şekilde yardım eden bir uzmana olan ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla "arşivcilerin himayesi altında gelişmişlerdir". Evrak yöneticileri arşivi düzenlemenin dışında idari metot ve faaliyetlerin gelişmesine de katkıda bulunurlar. Federal Hükümette de sayıları gittikçe artmaktadır. Aynı şekilde, Eyalet Yönetimlerinde ve ticari organizasyonlarda da yayılmaktadırlar. Burada soru, arşivciler ve evrak yöneticilerinin birbirlerinden ayrılmasının zamanı mıdır? [28] Grover, Amerika’da arşiv mesleğinin tarihçesini, kaynağını ve amaçlarını gözden geçirdikten sonra şunları söyledi:

İşbirliğinin sona erdirilmesinin zamanının gelip gelmediği sorusuna cevabım hayırdır. Tam tersi, hükümet içinde ve dışında idarecilerin dikkatini cezbeden iyi bir evrak yönetimine coşkuyla bağlanmalı, Kamu Arşiv Komisyonuna misyoner aşkıyla sarılmalı ve saflarımıza daha fazla meslektaş çekmeliyiz. Arşivcilerin, tamamı ile veya psikolojik olarak, evrak yönetiminde yeni gelişen uzmanlardan ayrılmayı düşünmeleri bile çılgınlıktır; aynı şekilde evrak yönetiminin arşivcilikten uzaklaşması da daha az çılgınlık sayılmaz. Sayımız çok az; ortak ilgi sahamız çok önemli. [29]

Bilindiği gibi, 1955’i takip eden yıllarda hem Evrak Yöneticileri ve İdarecileri Derneği, hem de Amerikan Evrak Yönetimi Derneği kuruldu. [30] Derneğin başkanı Morris L. Radoff konuşmasına "Bizi Birbirimize Neyin Bağlaması Gerektiği" konusunu seçti. Prensip olarak Grover ile hemfikirken, onun bu sonuca ulaşma sebeplerini sorguladı:

Biz ortak ilgi sahalarını paylaşmıyoruz, zaten sadece bir alanımız var; söylemek gerekirse, bu da evrakların bekçiliğidir. Diğer taraftan da eğer bize ait tek bir ilgi sahamız olsaydı aynı isimle çağrılmamız gerekirdi. Bir Amerikan evrak yönetimi uzmanını bir arşivci veya evrak yöneticisini arşivci olarak adlandırmamıza hiçbir engel yoktur. Niçin aynı kişi hem arşivci, hem de evrak yöneticisi olamaz? Yazılı bir metnin korunması o kadar karmaşık mı ki bu alanda uzmanlaşacak hiç kimse yok? Yoksa doğum mütehassıslarının, çocuk hastalıkları uzmanının ve yaşlılık uzmanının ortak çalışmasını gerektiren anlaşılması çok güç bir şey mi? Veya ihtiyaç duyulan sadece pratisyen hekimler mi? Diğer bir ifadeyle, uzmanlık alanının olmadığı yerde yeni uzmanlar mı yetiştiriyoruz; aslında bir evrakın, canlı olmayan ve başlangıcından sonuna kadar aynı yapı ve forma sahip, hayatının çeşitli safhalarında özel ilgiye ihtiyaç duyan yaşayan bir organizma olduğunu mu düşünüyoruz? [31]

Dr. Radoff’un sorulara cevabı açık değildir. Şu an için "sahamızda kendi kendini eğiten evrak yöneticisi uzmanlar ve arşivciler olarak, başkasını anlayabilmek için ne yapmamız gerektiğini yine kendimizin bulmasını" tavsiye etti. "Hem arşivcilerin kibirlenmemesi ve konudan uzak durmaması, hem de evrak yöneticisi uzmanların, arşivcilerin kesin görüşlerini hor görmemesi gerektiği konusunda" uyarıda bulundu. Daha sonra mesleğe yeni giren arşivcilerin hazırlanması problemine ve "onları tüm arşiv sahasının üstadı" yapacak eğitim ve öğretim konusuna girdi. Bunların ötesinde, hizmetin sadece daha fazla öğrenme üstünlüğünden gelebileceğini düşünerek, mesleğimize itibar, bütünlük ve fırsat vermek için mücadele etmemiz gerektiğini söyledi. Burada öğrenme, evrakın tüm gizem ve sanatını her yönüyle içermelidir. Şüphesiz bu düşünce bizi birbirimize bağlayacaktır. [32]

Milli Evrak Yönetimi Komisyonu’nun başkanı Robert A. Shiff, 1955’deki olağan yıllık toplantıda "Evrak Yönetiminde Arşivcilerin Rolü" adlı bir bildiri sundu. Shiff’e göre "arşivcilerin ve evrak yöneticilerinin fonksiyonları, birbiri ile sadece çok yakın ilişki içinde olmayıp, çoğu durumda da bir dereceye kadar birbirlerinin yerine geçebilir". Ancak, "komisyondaki arşivciler ile evrak yöneticileri arasında elle tutulur bir farklılığın olmadığını" söyledi. Bize göre hem arşivci hem de evrak yöneticisi olmak gerekmektedir. Buna rağmen, komisyonda "evrak yönetimi" ve "evrak yöneticisi" terminolojisini kullanmayı tercih ettiler. [33] Ardından Shiff makalesinde ticari arşivlerin durumunu ele alarak sözlerini şöyle tamamladı:

Bazılarının belirttiğine göre, arşivciler ilim adamlarına hizmet eder, evrak yöneticileri ise idarecilere; böylece farklı disiplinleri gerektiren ve aynı kişinin üstesinden gelemeyeceği iki fonksiyon vardır. Ancak bunun gerçekten doğru olduğuna inanmıyoruz. Eğer bu durum doğru olsaydı, iş dünyasının çoğu kesinlikle arşivin etki alanının dışında kalırdı. Çok az şirket aynı zamanda bir arşivci ve evrak yöneticisini bünyesinde muhafaza edebilir. Eğer genel bir arşiv ve evrak yönetimi şuurunu ticari dünyada da yerleştirmek istiyorsak, bunun arşivci ve evrak yöneticiler tarafından tüm ihtiyaçlara cevap verebilecek şekilde olması gerekir. [34]

İki yıl boyunca, konumuzla ilgili çıkan dergilerde yayınlanan bir makale, hatta geçen bir referans dahi bulamadık. Fakat 1958’lerde temel probleme çözüm olacak yeni bir araştırmanın başlangıcına rastlamaktayız. Yıllık toplantımızda bir şirketin evrak bölümünün yöneticisi, "Arşivcilerle Evrak Yöneticileri Arasındaki İlişki" konusundaki konuşmasında şunları ileri sürdü:

Biz evrak yöneticileri öncelikli olarak ekonomi ve verimliliği amaçlayan iş adamlarıyız.... Attıklarımız arasında mutlaka önemli evraklar vardır, ancak onların nasıl farkına varacağımızı bilmiyoruz. Belki bu durum için arşivcilerin tecrübesi bize yardımcı olabilir. [35]

Yöneticinin isteği, "evrak yöneticisi ile arşivci arasında muhtemel bir ilişkinin ya da birlikte yaşamanın keşfedilmesi" idi. Bunun ardından, evrak yöneticilerinin bir dereceye kadar arşivcilerden daha fazla baskı altında olduğunu söyleyerek, aramızdaki farklılık ve uçurumun hemen hemen tümüyle iletişim eksikliğinden kaynaklandığını özellikle vurguladı. [36]

Evrak yöneticiliği konusundaki bu isteği, kendisinin de katıldığı panel kısmında, diğer konuşmacılar tarafından da tekrarlandı. Eyalet düzeyinde bir evrak yöneticisi, "Arşivciler ve Evrak Yöneticileri-Bir Ortaklık" konulu konuşmasında şunları söyledi:

Eğer iki grup arasında bir rekabet varsa, bu rekabet ortak bir mesleğin iki dalı arasındadır. Eğer bu meslekler arasındaki farklılıklar üzerine fazla gidilirse kaybeden meslek olacaktır; ve bu kaybın sorumluluğunu tüm meslek mensupları taşıyacaktır. Evrak yönetimi arşiv idaresi ile olan ilişkisinden koparılırsa, hayati bir bağlantı da ortadan kaldırılmış olur. [37] Bu ikisinin birleşmesi durumunda ise, ayrı olarak ortaya koymak için harcanan emeklerin toplamından daha büyük olan mesleki mükemmeliyete doğru, bir birleşik cepheye ulaşılır.

Derneğin daha sonra başkanı olan bir eyalet arşivi müdürü, "arşivciler ve evrak yöneticilerinin, farklı yolları takip etmeyip, ortak çıkarlarının entegrasyonunu sağlamalı ve birbirlerine yakın olan amaçlarına hizmet etmek için bilgi ve çabalarını birleştirerek bir araya gelmelidir" biçiminde kanaatini ifade etmiştir. [38] Bununla beraber, Mary Givens Bryan iki yıl sonra dernek başkanı olarak yaptığı konuşmasında "arşivci", "evrak yöneticisi" ve "evrak idarecisi" kavramlarını tanımlamaya kalkışmayı reddederek, "bizim aynı ve bir olduğumuz konusunda bir şeyler yapılması yerine çok daha fazla şeyin söylenmiş olduğunu" hatırlattı. Onun "arşiv idaresi içinde özel bir alan olarak anılan evrak yönetimiyle" ilgili görüşleri, daha sonraki referanslarında ifade edildi. [39] Burada tüm pratik amaçlar için problemler hâlâ mevcuttur.

Bu araştırmadan hangi sonuçlar çıkarılabilir ve bu sonuçlar, mesleğimizin her biri ya da her ikisinin de gelişmesine ne şekilde bir katkı sağlar? Başlangıçta bir konunun tarihsel olarak yeniden yapılanmasının yetersizliğini hakikaten kabul edebiliriz. Bu sebeple çağdaş tarih alanındaki birçok çalışma gibi oldukça fazla basılı malzemeye dayanan bu alanın da umarım bir gün, şu an için araştırmacıların kullanmasının mümkün olmadığı resmi, şahsi evraklarla ve banda kaydedilmiş görüşmelerin kullanımı ile yeniden yazılacak, düzeltilecek ve daha mükemmel hale getirilecektir. Tüm yetersizliklere rağmen, çıkılan bu kısa yolculuğun neticesinde üzerinde düşünüp, öğreneceğimiz birçok şeyin olduğuna inanıyorum.

Bu araştırmada, mantıklı sonuçları basitçe ortaya koymaya kalkışmayacağım. Bunun yerine, devam ede gelen ortak yanlış anlamalar üzerine dikkatinizi çekmeye çalışacağım. Diğer bir ifadeyle, Federal Hükümette olduğu şekliyle, bugün veri otomasyonu, bilginin elektronik ortamda otomatik olarak işlenmesi, depolanması ve erişimini de içine alacak kadar genişleyen modern bürokrasi yönetimi ile ilgili hiç kimsenin bilgisi yoktu. Haliyle, tam olarak gelişmiş bir evrak yönetimi ve arşiv programının yürütülmesinde aynı personelin etkili bir biçimde faaliyet göstermesi mantıksal olarak beklenemez. Arşiv programları, Yeniden Yapılanma Dönemi'nden [40] öncesine tarihlenen evrakların depolama ve düzenleme çalışmalarının başlamasının çok ötesinde gelişmediği ve evrak yönetimi programları ve evrakların tasfiyesi için envanterlerinin çıkarılması ve saklama planlarının hazırlanması ile ara depoların işletilmesinin ötesinde çok az mesafe kat ettiğinden arşivci ve evrak yöneticisi var olabilir ve vardır. Bu tanıma uyan eyaletlerimizdeki birçok arşiv ve evrak yönetimi programları Dr. Posner'ın eyalet arşivleri konusundaki değerli çalışmalarında çokça belgelendirilmektedir. [41] Yine ticari, dini ve eğitim kurumlarındaki arşiv ve evrak yönetimi programları üzerine benzer bir çalışma, her iki alanda da iyi geliştirilmiş programları ortaya koymayacağı konusunda elimizde çok delil vardır. Bu sebeple, hepimizin, farklılıklar üzerine tartışmaya zaman harcamaktansa, tamamıyla kabul ettiğimiz sorumluluklarımızla ilgili birbirimizden bir şeyler öğrenmek için çaba sarf edilmesi gerekiyor.

Theodore R. Schellenberg, yaklaşık on yıl önceki bir yazısında Federal Hükümetteki tecrübelerine dayanarak “Evrak Yönetiminde Arşivcilerin Çıkarları”nı açıkladı. Bu açıklamalarındaki hareket noktası, arşivcilerin güncel evrakın yönetimi konusundaki ilgi ve alakalarıydı, ancak esas gözlediği nokta, kamu kaynaklı olduğu kadar özel sektör kaynaklı üretilen evraklarla ilgili de bu alakanın eşit şekilde uygulanabilir olmasıydı. Bunun yanı sıra, evrak yöneticilerinin, araştırma ve referans amaçları için erişilebilir, hizmete sunulabilir ve entegre edilebilir dokümantasyonun (kullanışsız materyallerden ayrılmış olarak) kalitesini belirlemekle, aslında arşivlerin de kalitesini belirlediklerini hatırlattı. Evrak yöneticilerinin çalışmalarının başarısı, evrakın tasfiye için değerlendirilmesi ve daimi olarak seçilebilmesinin güçlüğü ya da kolaylığına; fiziksel olarak saklanmasının güçlüğü ya da kolaylığına; niteleme ve düzenlemedeki güçlüğü ya da kolaylığına bağlı olduğundan, bu yöneticiler, arşivlerle ilgili çalışmaların doğasını da gerçek anlamıyla belirlemektedir. [42] Bu yüzden, arşivcilerin evrak yönetiminden çıkarları sadece meşru değil, aynı zamanda gereklidir. Diğer taraftan, profesyonel evrak yöneticisinin ayırt ediciliği, bu konudaki sorumluluklarının tanınması ve tam olarak kabulüyle gerçekleşir. Nihayetinde arşivci gibi evrak yöneticisi de hem bu camia, hem de gelecek nesiller için sorumluluk sahibidir.

Mesleki olarak daha da ilerlemek için yolculuk yapacağımız farklı rotalar dikkate alınmaksızın, eğitim-öğretim ve enformasyon-dokümantasyon alanındaki tüm meslektaşlarımızla yakın ilişki için ihtiyaç duyulan ortak problemleri paylaşmaktayız. [43] Bu ortak çıkarlarımız ve problemlerimiz, Brooks’un karakteristiğini oluşturan ortak paydalarımız; Radoff'a göre, "bizi birbirimize bağlayacak olan unsurlar"; Grover’ın ifade ettiği gibi de bir meslek ve camia olarak arşiv kurumunu oluşturan temel öğelerdir.

Go to page: Introduction | Contents of 1999 | Next Issue |
Go to menu: Home | Profession | Organizations | Archimedia | BBS | JAS | BKA | Map