Tüm sınıflandırma ya da düzenleme faaliyetleri, bir bütünün parçalarına bölünmesinden ibarettir. Bu, fen bilimlerindeki sınıflandırma faaliyetleri sırasında ne tür bir yöntem uygulandığına bakılarak kolaylıkla anlaşılabilir. Örneğin, biyolojide bir denek, sınıflandırmak amacıyla teşrih edilir; kimyada bir bileşim tanımlanabilmek için kendisini oluşturan elementlere ayrılır ve aynı yöntem diğer tüm fen bilimlerinde izlenir. Bu analiz işlemi, ister aklın, ister duyguların oluşturduğu bir nesne olsun, herhangi bir şeyi parçalarına ayırmaktır. Bu işlemle, her bir parçayı ayrı ayrı tanımlayabilmek ve bunların birbirleriyle ve bütünle ilişkilerini anlamak mümkündür. Bu işlem sosyal bilimlerde ve sosyal bilimlerle uğraşan mesleklerde de aynıdır.

Bir arşivci, bir evrak grubunu ya da koleksiyonunu düzenlerken onu oluşturan parçalarla uğraşmaya başlamadan önce o koleksiyonun gerçek anlamı ve onu oluşturan unsurların yapısı ile ilgili genel bir bilgi elde etmelidir. Düzenleme, tek kelimeyle, grubun ya da koleksiyonun tümünü anlamak ile başlamalı, onu oluşturan parçalara ayırma yoluna gidilmemelidir. Bu gerçeklik Ellen Jackson tarafından Library Quarterly 'nin Nisan 1942 sayısında yayınlanan "Manuscript Collections in the General Library" adlı mükemmel makalede belirtilmiştir.

Bir koleksiyonun bütünü hakkında bir bilgi sahibi olmaksızın herhangi bir kısmını düzenlemeye çalışmak yararsız olmaktan öte tehlike arz etmektedir. Hatta, tamamen düzensiz görünse bile, eski bir dosyayı dağıtmak, tüm koleksiyonun orijinal şartları ve doğası için gerekli hayati bir ipucunu yok edebilir. Bu koleksiyonla uğraşacak olan kütüphane uzmanı ya da yardımcısı, düzenlemeye hemen başlamak yerine tarihöncesi bir çöp yığınında kazılar yapan bir arkeolog gibi, özel bir şey aramayıp gözüne çarpabilecek herhangi önemli bir nesneye karşı daima uyanık olup, malzemenin kendisi kadar düzenlenmesinin de önemli olduğunun bilincinde olarak (koleksiyonu) keşfetmeye başlamaktan daha yararlı bir iş yapamaz.

Evrak birimleri niceliklerine bağlı olarak üç gruba ayrılabilir:

1. Kamu evrakı gruplarından ya da özel arşiv koleksiyonlarından oluşan çok büyük,
2. alt grup ve serilerden oluşan orta büyük, ve
3. tek tek dokümanlardan oluşan evrak birimlerinden ya da klasörlerde, ciltlerde bir araya getirilmiş dokümanlardan ibaret küçük grup.

Bu makalede evrak birimlerinin düzenlenmesinde uygulanması gerekli prensipler üzerinde duracağız. Evrakları düzenlemek amacıyla kullanılan, yılların tecrübesiyle geliştirilmiş iki temel prensip vardır. Provenans prensibi olarak bilinen ilk prensip, arşivlerin üreten kaynağa göre saklanmasını gerekli kılan prensiptir. İkinci prensip ise arşivlerin orijinal olarak üretildikleri düzen içinde saklanmalarını gerektiren prensiptir. Kısaca bu iki prensip iki farklı konuyla ilgilidir:

1. provenans (kaynak) ve
2. orijinal düzen.

Evrakı düzenlerken iki noktaya dikkat edilmeli ve gerekleri yerine getirilmelidir. İlki evrakın belgesel değerinin korunmasıdır. Bu değer kamu evrakında olduğu kadar özel evrakta da korunmalıdır.

Normal olarak arşivci, organik karaktere sahip evrakla uğraşır. Bu, tüm kamu kuruluşları, ticari ve dini kuruluşlar, enstitüler ve benzerleri gibi özel tüzel kişiler yanı sıra çeşitli faaliyetleri olan bireyler tarafından üretilmiş evrak için söz konusudur. Belki de organik faaliyet yansıtmayan yegane evrak, koleksiyoncular ya da arşivciler tarafından bir araya getirilmiş özel kişilerin evrakından oluşan suni koleksiyonlardır.

Organik faaliyetin ürünü olan evrak, üretildiği şekle, yönteme bağlı olarak bir değere sahiptir. İlgili oldukları faaliyetin bir ürünü olarak oluşturulduklarından genellikle eylemle ilgili tarafsız bilgi içerirler. Bundan dolayıdır ki kaydedilen eylemlerin delili olarak ayırt edici bir değere sahiptir. Burada bizi ilgilendiren bu delilin kalitesidir. Ayrıca evrak, üretimleri ile sonuçlanmış eylemleri içeren delil değerine de sahiptir. Burada da bizi ilgilendiren bu delilin içeriğidir.

Faaliyetler sırasındaki üretimlerin ve çalışmaların delili olmaları dolayısıyla bu değerlere belgesel değerler olarak değinilecektir. Bu değerleri biraz daha detaylı olarak inceleyelim.

Arşivlerin belgesel karakteri uzun yıllardır üzerinde durulan bir konu olup 1632 gibi erken bir tarihte Baldassare Bonifacio De Archivis adlı çalışmasında buna değinmektedir. "Arşivlere olan saygı o kadar büyük ki bir kamu arşivinden sağlanan belgelere güven tüm delillerin üstündedir" demektedir.

İngilterede, İngiliz arşivci Sir H.Jenkinson bu kaliteyi "evrağın belgesel değeri" olarak tanımlamaktadır. Jenkinson'a göre kamu evrağı, üretildikleri düzene bağlı olarak meseleler üzerine delillerini alışılmışın dışında değerli kılan bir kaliteye sahiptir. Jenkinson'un görüşü üzerine yorum yaparken Avustralya'nın Arşiv Genel Müdürü Ian Maclean "Arşivcinin tüm metodolojisi arşivinin bütünlüğüne delil olarak dayanmasına bağlıdır. Faaliyetlerle ilgili kayıtlar olarak (bu faaliyetlerin) bir kısmı(nı) oluşturan arşivler, otantik ve vazgeçilemezdirler" demektedir.

Arşivler ayrıca kendilerinin üretilmesi ile sonuçlanan eylemlerin delili olması bakımından da bir değere sahiptir. Kamu kuruluşları tarafından üretilmiş evrağı değerlendirirken temel yaklaşımlardan biri o kuruluşların faaliyetlerini yansıtan evrağı daimi olarak saklamak amacıyla seçmektir. (Devlet kademesinde görevli) her arşivci, bu sebeple, hizmet ettiği kurumun faaliyetlerinin delilini içeren evrağı saklamalıdır. Özel tüzel kuruluşların evrağıyla ilgilenen her arşivci de o kuruluşların eylemlerinin delilini saklayacaktır.

Organik bir bünyeye sahip kuruluşların evrağı, genellikle kendilerinin üretilmesi ile sonuçlanmış eylemler ile olan ilişkilerine bağlı olarak düzenlenirler. Biraraya getirildikleri sistem bu sebeple kayda değerdir. Jenkinson'a göre "Önemleri açısından gerekli, parçaları arasında bir yapı, bir ifade ve doğal bir ilişki mevcuttur. Arşiv kalitesi, doğal yapıları ve ilişkileri korunabildiği sürece bozulmadan ayakta kalır."

Evrağı düzenleyerek gerçekleştirilmesi gereken ikinci amaç onu kullanılabilir hale getirmektir. Bunu gerçekleştirmek için evrakları düzenlemek gereklidir ki etken bir şekilde tanımlanabilsinler. O zaman düzenleme evrağın tanımlanmasını da mümkün kılacaktır.

Bu iki temel düzenleme prensibinin uygulanmasını incelerken evrağın delil değerini korumasını, kullanıma hazır hale getirilmesini ve tanımlanmasının sağlanmasını göstermeye çalışacağım. Eğer bu iki prensibin uygulanması ile olumlu bir sonuç elde edilecekse uygulanmalıdır.

Provenans prensibi 1839'da Fransız Kamu Direktifler Bakanı Guizot tarafından yayınlanan yönetmeliklerde anılan respect pour les fonds prensibinden kaynaklanır. İlk olarak Archives Nationales'de départements evrağına uygulanan bu prensip evrağın onu üreten, biriktiren kurumun yapısına bağlı olarak gruplandırılmasına dayanır. İlk olarak ortaya çıktığında, organik kurum kavramında prensip açık değildi, benzer tipten kurumların evrağı bir fonds bünyesinde gruplandırılabiliyordu, ve de formüle edildikten sonra düzenli olarak uygulanmadı.

Prensip 1881'de Prusya Devlet Arşivi'ndeki tasnif çalışmalarıyla ilgili olarak kamu evrağının kamu idari kuruluşlarındaki orijinlerine göre gruplandırılmasını dikte eden yönetmeliği yayınlayan Prusyalı arşivciler tarafından daha net bir şekle sokuldu. Prusya prensibi Provenienzprinzip ya da provenans prensibi olarak isimlendirildi.

Öncelikle provenans prensibinin belgesel değer konusunda ne ifade ettiğine bakalım. Bu konuyu

1. grup ve alt grup, ve
2. seriler

bağlamında inceleyelim.

Provenans prensibi, evrakların organik kuruluşlardaki kaynaklarıyla ilişkilendirilecek şekilde ayrı üniteler halinde korunmaları gerektiği anlamına gelmektedir. Her bir ünite diğerlerinden bağımsız olarak ele alınmalı ve kendi bütünlüğü içinde korunmalıdır. Bir kaynaktan gelen evrak bir diğer kaynaktan gelen evrakla birleştirilmemelidir.

Prensibin formüle edilmesinden önce arşivciler genellikle evrakı konularına göre tasnif etmeye çalışmaktaydılar. Bu nedenle eyleme bağlı olarak bir arada bulunan evrakı konularına göre tasnif ediyorlardı. Böylece, ne kadar küçük olursa olsun, bir büronun faaliyeti sırasında üretilmiş sayısız evrakı tamamen farklı bir düzende tasnife çalışıyorlardı.

Konu tasnifi, organik kurumların ve faaliyetlerin evrak kaynağını bozmakla kalmaz, aynı zamanda bu evrakın orijinal düzenini de bozar. Bu yüzden bu işlem hem provenans hem de orijinal düzene saygı prensiplerinin ihlal edilmesidir.

Provenans prensibine günümüzde arşivciler tarafından her ne kadar riayet ediliyorsa da, genellikle evrakın arşivlere intikali gerçekleşmeden önce prensibin ihlali söz konusudur. Bu, çoğu zaman evrakın üreten kurumda aktif kullanımdan çıkmasından sonra yeniden düzenlenmesi söz konusu olduğunda meydana gelmektedir. Normal olarak evrak, mümkün olduğunca üreten kurumun ürettiği düzen içinde korunmalıdır. Eğer yeniden düzenlenmek durumu söz konusu olursa, kurumsal orijinlerinin bozulmamasına dikkat edilmelidir. Tek kelimeyle, kurumsal birimin kaynaklarının delil vasfı korunmalı, o kurumun herhangi bir biriminin evrakı ne diğer birimlerin evrağıyla birleştirilmeli ne de farklı birimlerin evrağı bir dosya içinde yeniden düzenlenmelidir.

Birleşik Devletler Federal Hükümetinde benzer düzenlemeler sık sık evrakın belgesel değerine önem vermesi beklenen resmi tarihçilerin elinde gerçekleşir. Bu kişiler genellikle güncel olmayan evrakı, üzerinde çalıştıkları tarihi konulara bağlı olarak konusal düzenlerler. Bu kişiler organizasyon ve faaliyetle ilgili belgesel niteliği ciddi olarak bozduklarından, benzer düzenlemeler konusunda etkileri olan arşivciler, bu kişilere gerekli rehberlik hizmetini vermelidirler.

Eğer tarihçiler provenans prensibini ihlal etmeye devam ederek evrakın belgesel değerini korumazlarsa, bu eylemleri, hakkında az şey bildiklerine inanılan arşivcilik mesleğine karşı bilgisizliklerine bağlanabilir ve bu sebeple affedilebilirler. Fakat bir arşivci için evrakın belgesel değerini yitirmesine neden olacak yeniden düzenleme işlemlerine katılmak ya da bu işlemleri kabul etmek, meslek olgunluğuna erişmemiş olması veya cehaletinden başka bir şey değildir.

Araştırma malzemesiyle çalışırken tarihçiler evrakın dağıtılması ile organik ilişkinin bozulduğunu ortaya çıkarabilirler. Örneğin, bu tarihçilerin bulacakları coğrafi bir dosya içinde gizli kalmış bir harita belki Lewis ve Clark keşif grubunun (1803-1806) harita serilerinden biri olabilir. Ya da kronolojik düzende saklanmış bir mektup dosyası bir zamanlar Temsilciler Meclisi'ndeki komisyonlardan birinin dosyalarından bir parça olabilir. Sanki bir çocuğun yap boz oyununun parçalarını bir araya getirmesi gibi tarihçiler bu belgesel parçaları bir araya getirmekten büyük bir zevk alırken, arşivcinin görevi ulusunun araştırma malzemelerinden yap boz oyunu oluşturmak değildir. Onun görevi, bu belgeleri önemleri hiç kaybolmayacak ve içerdikleri belgesel değer korunacak şekilde uygun koşullarda ve uygun mekanlarda korumaktır.

İtiraf edilmelidir ki, evrakın tasnifi, arşivcinin bir kurum evrakının bir kısmını koruyup diğer kısmını elden çıkarmasıyla da etkilenebilir. Alıkonulan evrak aşikardır ki güncel hayatında birbirleri ile olduğundan farklı bir ilişkiyle düzenlenir. Fakat bu, arşivcinin daimi olarak saklamak amacı ile evrakı seçerken, gerek birimleri gerekse faaliyetleri diğer evraklarla birleştirmesi anlamına gelmemektedir. Eğer doğru arşiv prensipleri uygulanırsa, arşiv prensiplerini bilmeyen ya da saygı göstermeyen arşivcilerin uygulamaları dışında, seçilen evrak birim ve faaliyetine göre saklanır, böylece dosyaların birbirleriyle karışması, yeni dosyaların açılması söz konusu olmaz.

evrakın değeri kamu kuruluşlarından düzgün olarak transfer edilmemesi ile de yok edilebilir. Bu tür evrak genellikle ilişkili oldukları evrak grubundan ayrılarak önemlerini yitirirler. Böylece o birimin faaliyetleriyle ilişkili anlamlarını, organik karakterlerini kaybederler. Bu tür evrak ilgili olduğu evrak grubundan ayrılıp farklı arşivlere yerleştirilmemelidir. Bu tür evrak piyasada, koleksiyoncuların tüccarların eline düşmemelidir.

Burada evrak serilerinin ortaya çıkışında göz önünde tutulması gereken faktörlerden bahsetmek istemiyor olmama karşın yine de gerekli bir noktayı açıklamak için bahsetmekte yarar var. Bir serinin ortaya çıkışında hangi faktörün rol oynadığına bakmaksızın serilerin bir eylemin gerçekleştirilmesi sırasında oluşturulmuş olduklarını söylemek mümkündür.

Eğer örneğin, bir grup evrak belli bir dosyalama sistemine göre tasnif edilip oluşturuldu ise, oluşan seri bu birimin faaliyetleri sonucu oluşan evrakı içerecektir. Ya da raporlar, anketler gibi belli bir fiziksel tipte evrak içeren seri belli bir faaliyete has evrakı içerecektir. Ya da bir konuya göre oluşturulmuş bir seri, bir birimin ya da bir görevlinin o konu ile ilgili faaliyetlerini yansıtacaktır.

Şimdi arşiv serileri ile nasıl ilgilenilmesi gerektiğine bakalım.

Seriler genellikle eylemleri yansıttıklarından o faaliyetin kaydı olarak bütün halinde saklanmalıdır. Yeni seriler oluşturmak için parçalanmamalıdır. Tasnifi sırasında bir seri içinde bulunan bir evrak tek başına bir eylemi yansıtmasa bile bütün olarak o seri yansıtır. Bu nedenle her bir evrak o organik bütünlüğü oluşturan bir birimdir. Bu evrakı seriden ayırmak, seriler tek başlarına kendilerini oluşturan parçalardan daha anlamlı bütünlükler olduklarından, bütünün anlamını bozacaktır.

Seriler de gruplar ve alt gruplar gibi bölünmez birimler olarak muamele görmelidir. Her bir seri birbirinden ayrı tutulmamalıdır. Aksi halde birbirinden farklı eylemleri gelişigüzel olarak bir dosya içinde bir araya getirmek eylem bütünlüğünü bozacak ve işlemler sırasında meydana gelmiş olan evrakın belgesel değerini zedeleyecektir.

Şimdi, seriler neden birbirlerinden ayrı bütünlükler halinde tutulmalıdır onu görelim. Örneğin, Federal hükümetin herhangi bir bürosu tarafından üretilmiş bir arşiv grubu içinde birbirinden farklı seriler olacaktır.

Bu tür serilerin en önemlileri bir dosya sistemi içinde birim memurları tarafından alınmış ya da yollanmış mektuplar, gündem kopyaları, raporlar, formlar ve diğer idari şeylerden oluşan yazışmalardır. Dosya sistemi bir bütün olarak alındığında o birimin bütün faaliyetlerini yansıtır ve bu nedenle önemlidir ve eğer kendi faaliyetleriyle ilgili değilse başka birimlerin evrakını içermez. Eğer bir başka birimin evrakı yani kendi faaliyetleriyle ilgili olmayan evrak, bu evrak içine yerleştirilirse kendi faaliyetlerini yansıtan değer bozulacaktır.

Bir birimin evrak serisi o birimin şefinin dosyalarından oluşabilir. Böyle bir seri idari faaliyetleri yansıttığından bir öneme sahip olup eğer bu dosyaların bütünlüğü bozulursa ya da başka dosyalarla birleştirilirse bu önem yitirilir.

Bir özel arşiv içindeki seriler de bir arşiv grubu içinde yer alanlara benzer. Örneğin bu kişi önemli bir yazar ise, şüphesiz ayrı bir dosyaya edebi faaliyetlerine ilişkin olarak yazdıklarının müsveddeleri, onlara ilişkin yazışmalar ve benzeri dokümandan oluşan evrakını toplamış olacaktır. Ve de bu kişi politika ile de ilgilendi ise, emekliliği üzerine hizmet ettiği yasama kurumundan getirmiş olduğu dosyaları bulunabilir. Eğer ticaretle uğraştı ise mali işlemlerle ilgili vergi sorumluluğundan ayrı olarak evrak tutmuş olabilir. Muhtemelen şahsı ve ailesine ait evrakı da saklamış olabilir. Bu nedenle bu koleksiyon doğal olarak her biri belli bir faaliyete ait birkaç seriye bölünebilir. Bu seriler alakalı oldukları faaliyetlere bağlı olarak bir değere sahiptir, bu değer bu seriler bütün halinde saklanmadığı sürece örneğin diğer serilerin evrakıyla kronolojik bir dosya içinde birleştirilirse bir daha düzeltilememek üzere yitirilir.

Bu değer her bir evrakın sahip olduğu bilgisel değerden farklılık arz etmektedir. Bu değer koleksiyonun serilere göre tasnifine bağlı bir değer olup, bu düzenleme, değerli bir birey olması ve serilerin oluşması ile ilgili faaliyetlerle uğraşacak araştırmacıların ihtiyaçlarına normal olarak en uygun olanıdır.

Şimdi provenans prensibinin erişime nasıl yardımı olduğuna bakalım.

Prensip biçimlenmeden önce arşivciler eylemlere bağlı olarak bir araya getirilen evrakı konularına göre tasnif ederlerdi. Bir arşivin evrakı ne kadar az olursa olsun bu tür yeniden tasnif çalışmaları çok yorucuydu. Bu çalışma öyle zaman alıcı bir işti ki arşivci tüm zamanını bu işe ayırmak zorunda kalırdı. Zor bir işti, zira evrakı düzenlenecek birimin diğer birimlere nazaran konuları çok farklılıklar gösteriyordu. Dahası konuları, kurumun birimlerinin tüm evrakı gözden geçirilmeden seçilemiyordu da. Yanlış konu seçimi yanlış tasnifi getiriyordu. Ve konu listesi, konular ne kadar özenli seçilirse seçilsin, düzenlenecek evrakın tümünü kapsayamıyor ve sınıflandırılmamış evrakın konduğu bir kısım kalıyordu.

Provenans prensibi evrakı konularına göre sınıflandırma işleminin yerini aldı. Böylece (provenans prensibi) gelişigüzel tasnif yöntemlerinin arşivcinin işini zorlaştırmaksızın uygulanamamasından ötürü, pratik olmayan bir tasnif sistemini pratik bir sistemle değiştirdi,. Provenans prensibi arşivciye tasnif, tanımlama, hizmette ekonomik ve çalışılabilir bir rehber sağladı.

Arşivcilerin önem verdikleri ikinci tasnif sistemi evrakın aktif kullanımda olduğu sürede uygulanan düzen içinde saklanması prensibidir. Bu prensip Prusyalı arşivcilerin 1881'de Prusya Devlet Arşivindeki tasnif işlemlerini düzenlemek amacıyla formüle ettikleri Registraturprinzip'e dayanır. Bu prensip 'resmi evrak ilgili kurumun resmi faaliyetleri sırasında aldığı biçim ve düzen içinde saklanmalıdır' diye belirtmekteydi. Bu prensip, (Alman evrak bürolarında olduğu gibi) arşive devredilmesinden önce evrakın kurumlarda düzenli olarak saklandığı sistemlerde uygulanabilir olduğundan çeşitli ülkelerde arşivciler arasında büyük tartışmalara sebep olmaktadır.

Şimdi orijinal düzen prensibinin belgesel değer üzerinde ne gibi etkileri olduğuna bakalım. Acaba bu prensip, bir organik kurumun nasıl teşkilatlandığı ya da faaliyetlerini nasıl sürdürdüğü konusunda, ya da başka bazı konularda kanıt taşıyor mu?

Bu soruyu, gruplar içinde serilerin ve seriler içinde evrakın tasnifi konularında inceleyelim.

Burada serilerin kaynakları ile değil fakat diğer serilerle olan ilişkilerini inceleyeceğiz. Bilinen odur ki, bir kaynaktan elimize ulaşan seriler bütün bir arada korunmalıdır, ama hangi düzen içinde?

Cevaplandırılması gereken soru evrakın kullanıma hazır hale getirilmesinden ziyade bir evrak grubu içinde bir serinin düzenlenmesinin öneminin ne olduğudur. Bu sorunun her açısının dikkatle incelenmesinin, diğer serilerle ile ilişkileri açısından serilerin düzenlenmesinin kurumun teşkilatı ve fonksiyonunu kanıtı olarak bütünlüğü açısından değil, kullanılabilir olması açısından önemli olduğunu ortaya çıkaracağına inanıyorum. evrakın bütünlüğünün korunmasındaki amaç, grup, alt grup ve serilerin bir arada korunmaları ve ayrılmaz bir bütünlük olarak muamele görmeleridir. Grup, alt grup ya da seri diğerleriyle birleştirilmemelidir.

Bir grup ya da alt grup içindeki bir serinin düzeninin, genellikle, o grubun belgesel değerine ya da bir parçası olduğu grup ya da alt grubun bütünlüğüne fazla etkisi yoktur.

Bu noktayı açıklamak için Federal hükümetin bir birimi tarafından üretilmiş arşiv grubu içindeki serilere bir göz atalım. Bir evrak grubu şu benzer serileri içerir:

• Bütün olarak birimin genel yazışmalarını içeren seri.
• Birim yöneticisinin yazışmalarını içeren seri.
• Birim yazışmalarından oluşan birkaç seri.
• Görevlerin yerine getirilmesi için üretilmiş anket, rapor ve diğer formlar.
• Teknik ve mali evrak serileri vb.

Bu seriler, bütün olarak ya da kendi bütünlüklerini bozmaksızın birbirleri ile herhangi bir şekilde ilişkili olarak yerleştirilebilir. Her ne şekilde olursa olsun düzenleme, evrakın öneminin anlaşılmasına yardım edecek ve kullanıcıya makul gelecek şekilde olmalıdır.

Bir seri içindeki müstakil dokümanlar iki unsur dikkate alınarak düzenlenmelidir:

1. serinin üretimi ile sonuçlanan organik faaliyeti ortaya koyan düzenlemenin muhtemel değeri,
2. serinin içerdiği bilgiyi ortaya koymak açısından düzenlemenin değeri.

Buradaki soru seriler içindeki evrakların düzeninin işlemlerin nasıl yapıldığını gösterip göstermediği olup eğer gösteriyorsa bunun ne düzeye kadar böyle olduğudur.

Bir seri içindeki dokümanların orijinal düzeni her şeye karşın korunması gereken, dokunulmaz bir şey olmamakla birlikte yine de evrakın önemini ortaya koyan ve onu kullanılır yapan şeylerden biridir. Erken Dönem Amerikan Tarihi ve Kültürü Enstitüsü Yöneticisi Lester J.Cappon: ‘bir özel evrak külliyatı, onu oluşturan parçaların toplamından fazla olarak, düzenlenmesi sırasında gerçek karakterinin kaybına karşı oldukça hassastır’ der. Bir özel arşiv koleksiyonunun ‘onu oluşturan parçaların toplamından’ daha fazla olup her okul çocuğunun bildiği ‘bütün, onu oluşturan parçaların toplamına eşittir’ matematiksel formülü ile ifade edilemez demektedir. Bir özel arşiv koleksiyonu ya da arşiv grubu ile ilgili bu ifade, onu oluşturan unsurların düzenlenmesinden, korundukları anlam bütünlüğünden ve genellikle üretimleri sırasında koleksiyon ya da grubun düzenlenme biçiminden elde edilir.

Bir seri içinde mevcut dokümanların orijinal düzeni, kronolojik olayları, kişisel ilişkileri hatta organik faaliyetleri gösterebilir. Eğer doküman kronolojik sıra içinde düzenlenmişse olayların nasıl gerçekleştiği, bir fikrin nasıl ortaya çıktığı ve nasıl eyleme dönüştüğü ya da bir kişinin fikirlerinin nasıl geliştiği anlaşılabilir. Benzer şekilde, çeşitli kişilerle ilişkiler boyutunda bir alfabetik düzenleme içinde dokümanlar, dostlukların nasıl geliştiğini, ya da birbiriyle yazışan iki kişi arasında kimi konular üzerinde nasıl görüş alışverişi olduğunu açıkça ortaya çıkarır. Eğer bir faaliyet bağlamında ele alırsak, kurumun nasıl faaliyete geçtiği, ne tür işlerin gerçekleştiği, bu faaliyetler sonucunda nelerin ortaya çıktığı konusunda bizi aydınlatabilir. Fakat genellikle bu gerçeklikler, dokümanlara seri içinde verilen düzenden değil serinin bütün olarak saklanmasından elde edilebilir.

Genellikle bir seri içindeki evrakın düzenlendiği sıra işlemlerin nasıl gerçekleştiğini açıklamayabilir. Düzen nadiren muhtemel bir değere sahiptir ve genellikle kendi ölçüleriyle değerlendirilmelidir. Kural olarak evrakı kullanılabilir kıldığı ölçüde önemlidir. Tek bir evrak parçası diğer evraklar arasında genellikle ek bir bilgi sunmamakla birlikte iyi bir düzenleme anlamlarını pekiştirecektir.

Bu bakış açısının geçerliliğini göstermek için seri içinde evrakın nasıl düzenlendiğini inceleyelim.

Çoğalan evrakı tasnif etmek için günlük kullanımda çeşitli dosyalama sistemleri mevcuttur. Bunlara bağlı olarak bir evrak, alfabetik, kronolojik, nümerik, konusal ya da bu sistemlerin karışımından oluşmuş çeşitli tasnif sistemleriyle sınıflandırılabilir. Arşivcinin bakış açısından bu sistemler üretildikleri kurumların faaliyetlerini yansıtmamaları nedeniyle kötü bir şöhrete sahiptir. Dewey Onlu Tasnif sistemine göre düzenlenmiş bir dosya sistemi dosyaları üreten kurumun faaliyetlerini pek az yansıtan on ana konudan oluşur. Alt konu başlıkları kurum faaliyeti ile bir ilişki içinde de değildir. Arşivcinin bakış açısından kimi dosya sistemleri diğerlerine göre tercih edilirse de kurumun faaliyetlerini tam olarak yansıtan modern bir sistem yoktur. Tek kelimeyle, dokümanın düzenlenmesi serinin bir bütün olarak yansıttığı faaliyetlerin anlaşılmasına yeni bir katkıda bulunmaz.

Kimi zaman dokümana uygulanan düzen idari işlemleri açıklayabilir. Örneğin mali ya da teknik bir işlemin nasıl gerçekleştirildiğini içerebilir. Ya da eylem veya diğer organik ilişkilerin sırasını gösterebilir. Eğer bir seri içinde mevcut evrakın orijinal düzeni organik faaliyeti yansıtması açısından bir değere sahipse bu düzen her halükarda korunmalıdır.

Kimi zaman bir seri içinde dokümanlara uygulanan düzen bir büroda işlemlerin nasıl yerine getirildiğini de yansıtabilir. Dosyaların düzensizliği genellikle idarenin düzensizliğinin yansımasıdır. Mantıksal olarak arşivci uygulamaların nasıl gerçekleştiğinin delillerini saklamak amacıyla güncel kullanımları sırasında oluşturuldukları düzensiz şartlarda evrakı saklamak zorundadır. Fakat bu mantık ötesi bir şey olduğu gayet açıktır.

Kimi zaman bir seri içinde evraka uygulanan düzen dosyalamayı yapan bireyin mizacını, özelliklerini gösterebilir. Fakat bu özellikler dosya sistemlerini düzenleyenler önemli kişiler olduğu sürece önemlidir. Örneğin Thomas Jefferson, kütüphanesini sistematik olarak kataloglamaya başladığında Patrick Henry'nin William Wirt tarafından yazılmış biyografisini roman başlığı altında yerleştirmişti. Bu da Jefferson'un biyografi üzerine ölçütünü açıklamakta olup sınıflandırması ek bir önem taşıyordu. Fakat evrakı dosyalarken bir evrak memurunun özellikleri o kadar önem taşımaz. Genellikle kişisel öneminden ziyade dosyalama tekniğini ve tasnif prensiplerini anlamamasına bağlanır.

Evrak, kurum ve faaliyeti konusunda belgesel değeri dikkate alınmadan içeriğindeki bilgi açısından saklanıyorsa bir istisna olarak orijinal düzeni içinde saklanmayabilir. Birçok modern evrak sadece içerdikleri kişisel, yerel, sosyolojik, ekonomik, bilimsel bilgi için saklanır. Bu tür evrak, üreten kurumlardaki düzenleri dikkate alınmaksızın, kullanıcıların kullanımını kolaylaştırmak açısından düzenlenmelidir.

Bu tür evraka bir örnek olarak National Archives tarafından Weather Bureau 'dan alınan hava raporları verilebilir. Orijinal tasnifleri ile belli bir bölge için bu raporların içerdiği iklimsel veriyi saptamak imkansızdı. Bu nedenle bu raporlar yeniden tasnif edildiler. evrakı asıl üreten kurumlar tarafından - Surgeon General's Office, Smithsonian Institution, Signal Office ve Weather Bureau gibi - oluşturulan seriler bütün olarak saklandı. Fakat raporları içeren ciltlerin ciltleri bozularak raporlar yerlere göre ve daha sonra kendi içlerinde kronolojik olarak tasnif edildiler.

evrakı orijinal düzeni içinde saklamamak konusunda bir diğer istisna da orijinal düzenin kötü ya da uygulanamaz olmasıdır. Avrupa devletleri tarafından üretilen birçok evrak arşive intikal ettirilmeden önce evrak kayıt bürolarında düzenlenirken, Amerika’da genellikle düzenlenmeden bırakılır. Ulusal düzeyde evrak idaresi işlemleri konusunda bir birlik sağlanması için birkaç teşebbüs yapıldıysa da sonuçta uygulanmaya çalışılan sistem belli bir kurumun evrak düzenini basitleştirmek yerine zorlaştırmaktan öteye gidememiştir. Hatta günümüzde çok az evrak sonuçta bir arşiv kurumuna intikal ettirilecek şekilde düzenlenmektedir. Geçmişte arşiv kurumları yokken evrak güncel işlevini tamamladıktan sonra gözden uzak depolarda düzensiz biçimde saklanırdı. Bu nedenle Alman ve Hollandalı arşivcilerin bir evrak kayıt bürosunda oluşturulan orijinal düzenin korunması ile ilgili prensiplerinin temel şartları eksik kalmaktadır. Orijinal düzenin yeniden kurulması bu nedenle çok zor ve hatta kimi zaman arzu edilmeyen bir durumdur. Orijinal düzen - Prusya Devlet Arşivi Müdürünün eski evrak kayıt bürolarını tanımlarken kullandığı sözler ile belirtirsek - "sistemsiz, aptalca ve pratik olmayan" bir şeydir. Bu gibi durumlarda, evraka uygulanacak tasnife arşivci karar vermelidir.

Orijinal düzen prensibinin erişime nasıl yardım ettiğine bakalım.

evrakın önemi araştırma araçlarında verilmeli ve evrakın tanımlanması tasnif edildiği sisteme bağlı olmalıdır. Eğer evrak kronolojik olarak düzenlendiyse tasnifinden elde edilen tek tanımlayıcı veri, tarihtir. Eğer alfabetik olarak tasnif edildiyse yazışma evrakı göz önüne alındığında tanımlayıcı veri açısından daha tamdır ve eğer konu tasnifi yapıldıysa tanımlayıcı veri çok daha tamdır. Araştırma araçlarının üretimi, evrakı kullanıma sunmak açısından dikkate alınması gereken bir unsur olup tanımlarını yapmak için her bir evrakın düzenlenmesi doğrudan olmasa da yararlanılmalarını mümkün kılacaktır.

Tekrar baktığımızda uygulanması gereken iki prensip vardır. Provenans prensibi, temel, esnek ve arşivcilikte en yüksek öneme sahip bir konu ile ilgiliyken orijinal düzenle ilgili prensip uygunluk ve kullanımla ilgilidir.

Provenans prensibi organik karakterleri dolayısıyla sahip oldukları değerlerin korunması amacıyla arşivlerin bütünlüğüne yöneliktir. Evrakları düzenlerken belgesel değerlerini ciddi olarak etkileyecek iki unsur vardır. Birincisi bir kurumdaki evrak kaynağını saptamamızı engelleyecek şeyleri gerçekleştirmek, ikincisi ise bir faaliyetle ilgili kaynakları saptamamızı engelleyecek şeyleri yapmaktır. Bu iki eylem de, biri bir organik kurum içindeki evrakın orijini, diğeri organik faaliyetin orijini olmak üzere, kaynakla ilgilidir:

Orijinal düzen prensibi kullanım ve uygunlukla ilgilidir. Genellikle arşivci bir evrak grubu içindeki serileri ve seriler içindeki evrakı, eğer istendiğinde evrağı bulmaya ve evrağı doğru olarak tanımlamaya müsaitse, günlük faaliyetleri sırasındaki düzeni ile korumalıdır. Genelde arşivci evraka kendisi bir düzen vermektense orijinal düzenini anlamaya çalışmalıdır. Fakat serilerin birbirleriyle ilişkisine bağlı olarak ya da evrakın yeniden tasnifinden de, eğer evrağı daha anlaşılabilir ve kullanım kolaylığı sağlayabilir bir hale getirecek ise, suçluluk duymamalıdır. Bu noktada ölçüt, kullanım kolaylığıdır.

Go to page: Introduction | Contents of 1999 | Next Issue |
Go to menu: Home | Profession | Organizations | Archimedia | BBS | JAS | BKA | Map