Abstract
Ottomans paid a special attention to the recording of the cirriculum vitaes of the civil servants employed by the state. Particularly in the 19^th century, all government employees in the central government and its branches were recorded in special registers. Ottoman government issued a regulation in order to ensure the standardisation of these registers. In these registers, 92,137 civil servants’ cirriculum vitaes were recorded. This study is a transcription of the regulation which governed the recording procedures of these registers.

Osmanlı Arşivi bünyesinde yer alan ve Osmanlı Devleti’nin son elli yılına ait çok değerli bilgileri haiz olan Sicill-i Ahval Defterleri hakiki bir biyoğrafi hazinesidir. Yakın tarih çalışmaları için çok zengin bilgiler ihtiva eden bu defterler XIX. Asrın büyük devlet adamı Ahmet Cevdet Paşa’nın gayreti ile tutulmuştur. Belki bu sebebten veya örnek olmak üzere tanzim edilen ilk sicil dosyası da Ahmed Cevdat Paşa’ya aittir. [1] Sicill-i ahvalle ilgili lüzumlu görülen hususlar önce yapılan bir kanunla düzenlenmiş, daha sonraları ise ihtiyaca göre bir kısım tadilat yapılmıştır. Sicill-i Ahval defterleri şimdiki haliyle 92137 kişinin hayat hikâyesini içine almaktadır. Bu iş için özel olarak hazırlanmış büyük boy 196 adet defterde yer alan bu bilgilerin bir kısmı oldukça kısa, bir kısmı ise bir hayli teferruatlıdır. Bu defterlerin tanzimi sırasında yapılan yazışmalar Osmanlı Arşivi’nde çok büyük bir yekun tutmaktadır. Ayrıca bu yazışmalar arşivcilik bakımından da çok büyük bir değer taşımaktadır. Sicill-i Ahvalle ilgili olarak kaleme alınan ve sicill-i ahvalin mahiyetini, usul ve esaslarını açıklayan ilk tarifname “Sicill-i Ahval Talimat-ı Umumiyesi ve Zeyli ile Tarifnamesi Ahkam-ı Münderecesini Tavzihan ve Tadilen Vaz Olunan Devlet-i Aliyye-i Osmaniyye Sicill-i Ahval Kanunname-i Umumiyessi” ismiyle yayınlanmıştır.
Sicill-i Ahval Kanun-i Umumisi 8 fasıl ve 39 maddeden müteşekkildir. Birinci fasıl Sicill-i Ahvalin tarifine ayrılmıştır. İkinci fasıl Sicill-i Ahval’e kayd olmakla mükellef olanlar hakkındadır. Üçüncü fasıl Terceme-i hal evrakının nasıl kaydedileceğine dair olup üçüncü maddeden on üçüncü maddenin sonuna kadar maddeler halinde ifade edilmiştir. Dördüncü fasıl ise terceme-i hal, mevcut evrakın nelerden teşekkül ettiğine dairdir. Bu evraklar nerelerden alınmıştır? kimler tarafından tasdik edilmiştir? hangi okullardan ne tür evrak alınmıştır vs. konularını ihtiva etmektedir. On dördüncü ve on beşinci maddeler bu konulara tahsis edilmiştir. Beşinci fasıl ise; Terceme-i hal varaklarının Sicill-i Ahval Dairesi’ne nasıl gönderileceğine dairdir. On altıncı ve on yedinci maddelerde bunlara aittir. Altıncı fasıl ise Terceme-i hal varakalarının Sicill-i Ahval Dairesi’nce ne tür muameleye tabi tutulacağına dairdir. Gelen evrakların hangi usul ve kurallar dairesince inceleneceği, nasıl kaydedileceği, eksikleri varsa nasıl tamamlanacağı vs. hususlar on sekizinci maddeden yirmi üçüncü maddeye kadar izah edilmektedir. Yedinci fasıl, temel siciller ile kayıt defterlerinin teferruatının nasıl olacağını anlatır. Yirmi üçüncü maddeden yirmi beşinci maddenin sonuna kadar bu hususlar anlatılmıştır. Sekizinci ve son fasıl ise sicile geçirmelerin, (kütüğe kaydedilmelerin) nasıl olduğu ve hangi aşamalardan ibaret olduğu hakkındadır. Yirmi altıncı maddeden otuz ikinci maddeye kadar olan kısım bu bilgileri ihtiva etmektedir.
Sekizinci fasıldan sonra “mevadd-ı şetta” olarak ifade edilen çeşitli maddelerden oluşan ve bu fasıllara girmeyen maddeler bulunmaktadır. Bu kısım yedi maddeden müteşekkil olup otuz üçüncü maddeden otuz dokuzuncu maddenin sonuna kadardır. Bu maddelerde memuriyete yeni atanacak kişilerin hangi hallerde ne şekilde tayinlerinin yapılacağı, memuriyete geçişte yanlış beyanda bulunanlar hakkında ne tür işlem yapılacağı, yeniden gerek maaşla ve gerek mülazemetle memuriyete geçmek isteyenlerin hangi safhalardan geçeceği, memuriyet hizmetine giriş şehadetnamesini alan her bir memurun bu evrakı muhafazası ve gerektiğinde ibrazının ne şekilde olacağı ve bu evrakların nerelerden ve nasıl alınıp verileceği, hangi defterlere kaydedileceği, tayin ve nakil işlemlerinde yapılacak muamelerin nasıl olacağı hususlarına dairdir.
Zeyl kısmında ise Sicill-i ahval reisi ile genel müdürünün bu kanunnamenin muhafazası ve uygulanması hususunda sorumluluk sahibi oldukları belirtilmektedir.

Birinci madde: Sicill-i ahval sunuf-ı hademe-i Devlet-i Aliyye’nin asıl tercüme-i ahval-i zatiyeleriyle sair vukuat-ı mütenevvia-i resmiyyelerinin müteselsilen kayd ve tahrir ve zabt ve tesciline mahsus olup intihâbat ve terekkiyat ve tekaüdat ile mükafat ve mücazat vesair her nevi malumat ve icraatda ma’mulun bih tutulmak üzre tesis kılınmıştır.
Devlet memurlarının şahsî hal tercümelerine ait çeşitli resmi işlemlerin bir silsile dahilinde sicil defterine kayıt, muhafaza ve tesciline mahsustur. Memurların seçim, terfi’, emeklilik, mükafat ve ceza işlemlerinde kullanılmak ve muamelelere esas tutulmak üzere kurulmuştur.

İkinci madde: Merkez-i saltanat-ı seniyyede zât-ı hazret-i sadr-ı a’zamî ve şeyhülislamî ile sair vükela-yı fihamdan ve vilayat-ı şahanede vülat-ı izamdan bede’ ile şua’bat-ı mütenevvia-i devlet-i aliyyeye yani cihet-i siyasiyye ve ilmiye ve seyfiye ve mülkiye ve kalemiye ve adliye ve maliye ve zabtiye ve sıhhiye ve tıbbiye ve saireye mensub müstahdem ve mazul ve asıl ve vekil ve daimi ve muvakkat ve maaşlı ve maaşsız kaffe-i me’murin ve ketebe ve hademe-i saire birer kıt’a terceme-i hal varakası tanzim ve i’tasıyla mükellefdir.
Devlet merkezinde bulunan Sadrazam ve Şeyhülislamla birlikte vekillerden ve valilerden başlayarak çeşitli devlet şubelerine yani siyasi, ilmi, askeri, mülki, adli, mali, zaptiye ve sıhhiyeye mensup memurlarla, azledilenlerin, asil ve vekil, daimi ve geçici, maaşlı ve maaşsız bütün memurlar birer adet özgeçmiş belgesi tanzim ederek vermekle yükümlüdür.

Üçüncü madde: Terâcim-i Ahval işbu kanunnameye merbut (1) numaralı nümuneye tatbikan tanzim ile (2) numaralı varaka-i mahsusasına imla olunur.
Biyografiler bu kanuna ekli (1) numaralı numuneye uygun olarak tanzim ile (2) numaralı örnekteki kağıda yazılır.

Dördüncü madde: (2) numaralı nümunede muharrer birinci sualin cevabında: Sahib-i tercümenin kendisiyle pederinin isim ve mahlası ve şöhreti ve lakabı ve milliyet ve tâbiiyeti yazılır. Ve kendisi ve babası bey midir? efendi midir? ağa mıdır? paşa mıdır? ve babası memurinden ise son memuriyet ve rütbesi ve değil ise neci ve kangı sınıfdandır ve nerelidir ve berhayat mıdır değil midir ve ebeveyni cihetinden maruf bir sülaleye mensub ise buraları tasrih olunur.
(2) numaralı örnekte yazılı birinci sualin cevabında tercüme-i hal sahibinin kendisi ile babasının ismi, şöhreti, lakabı, milliyet ve tabiiyeti yazılır. Kendisi ve babası bey midir? Efendi midir? Ağa mıdır? Paşa mıdır? Ve babası memur ise son memuriyet rütbesi, değil ise necidir ve hangi sınıftandır? Nerelidir? Hayatta mıdır? Değil midir? Ailesi yönünden meşhur bir sülaleye mensup ise bu husus açıkça yazılır.

Beşinci madde: İkinci sualin cevabında sahib-i tercemenin mahal ve tarih-i veladeti sene-i hicriyye ve ana müsadif sene-i maliyenin şuhur ve eyyamı tasrih olunarak gösterilir. Şayet bu tarihler sahib-i tercemenin tamamıyla mazbutı değil ise takribi olarak yazılır. Ve ol halde takribi kelimesi ilave olunur.
İkinci sualin cevabında tercüme sahibinin doğum yeri ve tarihi hicrî ve ona tekabül eden Rûmî senenin ay ve günü açık olarak gösterilir. Şayet bu tarihleri adı geçen şahıs tam hatırlamıyorsa takribî olarak yazılıp “takribî” kelimesi ilave olunur.

Altıncı madde: Üçüncü sualin cevabında sâhib-i tercemenin kangı memleket ve mekteblerde veya muallim-i mahsusdan kangı ilim ve fen ve sanat ve lisanları ve ne dereceye kadar tahsil eylediği ve şehadetname ve icazetname alıp- almadığı ve kangı lisanlarla kitabet veyahud yalnız tekellüm ettiği tasrih olunur. Ancak tekellüm ve kitabetiyle me’luf ve ma’ruf olmadığı lisanların usul ve lüğatını adi bilmekle o lisanlarla tekellüm ve kitabet ederim denilmeyüp okudum aşinayım ve o lisanları tekellüm ve kitabetle me’luf ve ma’ruf ise tekellüm ve kitabet ederim denilir.
Üçüncü sualin cevabında; hangi memleket ve mekteplerde veya özel hocalardan hangi ilim, fen, sanat ve dilleri ne dereceye kadar tahsil eylediği, diploma veya icazet alıp- almadığı. Hangi lisanları okuyup- yazabildiği açıkça kaydedilir. Ancak okuyup-yazmaya muktedir olmadığı lisanların usul ve lügatini alelâde biliyorsa o lisanlarla konuşur yazarım denmeyip aşinâyım, o dillere alışkanlığım var ve anlarım denilir.

Yedinci madde: Dördüncü sualin cevabında sahib-i tercemenin kütüb ve resâilinde baruhsat-ı resmiyye neşr olunmuş bir eser ve telifi var ise neye dair olduğu ve kangı tarihde ve nerede tab’ ve neşr olunduğu gösterilir.
Dördüncü sualin cevabında tercüme sahibinin kitap ve risalelerinde resmi izinle basılmış bir eser ve telifi varsa neye dair olduğu hangi tarihte ve nerede yayımlandığı gösterilir.

Sekizinci madde: Sahib-i terceme ihtiraat-ı fenniyyeye dair baberat-ı âli bir imtiyazı haiz olduğu halde kangı şeyin ve nerede ve kangı tarihde ihtira’ etmiştir tasrih olunur.
Biyografi sahibi teknik bir icat sahibi ve padişah beratını haiz bir imtiyazı varsa neyi, nerede ve hangi tarihte ihtira (icat) ettiği belirtilir.

Dokuzuncu madde: Beşinci sualin cevabında sahib-i terceme hizmet-i devlete kangı tarihde ve kaç yaşında ve nerede ve muvazzafan mı? veyahud mülazemetle mi? Dahil olmuştur ve ondan sonra sırasıyla gerek dâimi ve muvakkat ve gerek asalet ve vekalet veyahud ilave-i me’muriyet suretleriyle kangı me’muriyetlere geçmiştir ve her birinden ne kadar maaş ve yahud harcırah ve ücret ve aidat-ı saire almıştır. Muayyenâtınca dâimî ve muvakkat ne kadar zemaim ve tenzilat vuku bulmuştur. Ve kezalik sırasıyla kangı rütbe ve nişanlara ve ne sebeblerle nail olmuştur ve hizmet-i devlete duhulünden terceme-i hal varakası tarihine kadar bazen açıkta kalmıştır ve müddet-i ma’zuliyeti ne kadar imtidad etmiş ve ma’zuliyet maaşı almışdır ve bunun kabul ve ta’liki hakkında kangı tarihde irade-i seniyye-i hazret-i padişahi şeref müteallik buyurulmuştur. Buraları sene-i hicriyye ve ana müsadif sene-i maliye tarihlerinin şuhur ve eyyamı tasrihiyle tahrir olunur. Şayet sahib-i tercemenin işbu tarihler tamamıyla mazbutu değil ise takriben falan senenin falan ayının evâil ve yahud evâsıt ve yahud evahirinde ibaresiyle iktifa kılınır.
Beşinci sorunun cevabında tercüme sahibi, devlet hizmetine hangi tarihte, kaç yaşında, nerede, muvazzaf (kadrolu) veya mülazemetle (stajyer) mi girdi? Ondan sonra sırasıyla gerek daimi ve muvakkat, gerek asıl veya vekil veya ilave memuriyet suretleriyle hangi memuriyetlere geçmiştir? Her birinden ne kadar maaş, harcırah, ücret vesair aidat almıştır. Kadro maaşında daimi ve geçici ne kadar zam ve tenzilat almıştır? Sırasıyla hangi rütbe ve nişanlara ne sebeple nail olmuştur? Hizmete girişinden bu belge tarihine kadar açıkta kalmış mıdır? Ve ne kadar açıkta (mazul) kalmış ve ne miktar mazuliyet maaşı almıştır? Bu hususların kabul ve ertelenmesi ile ilgili padişah iradesi çıkmış mıdır? Bunları Hicri ve ona tekabül eden Rumi sene ay-gün belirtilerek yazılır. Tarihler net olarak bilinemiyorsa takriben falan senenin falan ayının başlarında, ortalarında veya sonlarında ibaresiyle yetinilir.

Onuncu madde: Altıncı sualin cevabında sahib-i tercemenin hizmet-i devlete hin-i duhulünden varakası tarihine kadar orada infisali vuku bulmuş ise esbab-ı hakikiyyesi ve taht-ı muhakemeye alınmış ise töhmet veya beraatından ne hükme netice verdiği ve ceza görüp görmediği ve yedinde beraat-i zimmet evrakı olup olmadığı tasrih olunur.
Altıncı sualin cevabında biyografi sahibinin devlet hizmetine girdiği zamandan bu belge tarihine kadar, oradan ayrılmış ise gerçek sebepleri, mahkeme edilmiş ise, töhmet veya beraatından nasıl sonuç çıktı? Ceza görüp-görmediği ve elinde beraat kararının olup olmadığı kaydolunur.

On birinci madde: Terceme-i hal varakaları bâlâda tarif olunduğu vechile nümunesine tevfikan tanzim ve imla olunduktan sonra zirine üç guruşluk bir pul yapıştırılıp tanzim olunduğu sene ve ay ve günün hicri ve mali tarihleri ve kangı mahalde yazıldığının tasrihiyle ve müstahdem bulunduğu esnada ise me’murin-i hazırası ve ma’zul ise son me’muriyeti tahririyle imzası vaz’ olunduktan sonra mühr-ı zâtî ile temhir olunur.
Biyografi kağıtları yukarıda tarif edildiği şekilde örneğe uygun olarak doldurulduktan sonra altına üç kuruşluk bir pul yapıştırılır. Bu kağıdın yine hicri ve Rumi tarihleri ile ay, gün nerede tayin olunduğu belirtilir. Halen görevde ise bulunduğu görev, açığa alınmış ise son memuriyeti yazılarak imzalanıp şahsi mühürle mühürlenir.

On ikinci madde: Terceme-i hal varakaları ashabı taraflarından tanzim olunduktan sonra Dersaadet’de bulunanların mensub olduğu dairenin en büyük me’muruyla eğer bir şu’be maiyyetinde ise o şu’benin reisi taraflarından ve vilayet ve liva ve kaza ve nahiye merkezlerinde bulunanların dahi vülat-ı izam ve mutasarrıfin-i kiram ile kaimmakam ve müdürler ve kezalik bir şu’be maiyyetinde ise o şu’benin reisleri câniblerinden sâhib-i tercemenin imzası ve mührü resmî mühür ile tasdik kılınır.
Hal tercümesi kağıtları, herkesin kendisi tarafından tanzim olunduktan sonra, İstanbul’da bulunanlar mensup oldukları dairenin en büyük memuru, eğer bir şube maiyetinde ise o şubenin reisi, vilayet, sancak, kaza ve nahiye merkezlerinde olanlarda valiler, mutasarrıflar, kaymakam ve müdürler, yine bir şube maiyetindekiler o şubenin amirleri tarafından imza ve mühürleri resmi mühürle tasdik olunur.

On üçüncü madde: Terceme-i hal varakalarına sual olunan şeylerden fazla ve bi-lüzum ahval ve keyfiyyet derc olunmaz ve vazife-i me’muriyetten olan icraat-ı adiye zikr olunmayıp fevkelade bir hizmeti sebk etmiş ise yalnız o cihet zikr olunur.
Bu kağıtlara sual olunan şeyden fazla ve lüzumsuz haller yazılmaz. Memuriyet gereği olan işler yazılmayıp fevkalade bir hizmeti olmuş ise yalnız o yazılır.

On dördüncü madde: Terceme-i hal varaklarında muharrer birinci ve ikinci suallerin cevabları için sahib-i tercemenin tezkere-i osmaniyesi ve evrak-ı mevsuka-i saire üçüncü sualin cevabı için Devlet-i Aliyye Maarif Nezareti’nin taht-ı tasdikinde bulunan mekâtib şehadetname ve tasdiknameleri ve dersiaam uleması icazetnameleri ve memalik-i mütemeddine mekteblerinin Devlet-i Aliyye Maarif Nezareti’nce tasdik olunan şehadetnameleri dördüncü sualin cevabı için Maarif Nezareti’yle vilayet-i şahane maarif me’murları taraflarından verilen resmi ruhsatnameleri ve te’lif ve neşr olunan kütüb ve resailin birer nüshası ve ihtira’at-ı fenniyye imtiyaz beratları beşinci sualin cevabı için muharrerat ve mezabıt ve i’lamat-ı resmiyye ve rüûs ve ferâmin-i hümayun ve beravât-ı aliyye ve evrak-ı mevsuka-i saire ibrazı meşruttur.
İşbu evrak-ı müsbitenin ashabı Dersaadet’de ise mensub olduğu dairenin ve dışarılarda ise hükümet-i mahalliyenin en büyük me’muru tarafından resmi mühür ile musaddak suretleri terceme-i hal varakasına rabt olunur. Evrak-ı mezkure iade olunmayıp Sicill-i Ahval idare-i umumiyyesinde takımıyla hıfz olunur. Bunlardan maada yani resmî olmayan evrak kabul olunmaz.
Biyografi kağıtlarında yazılı birinci ve ikinci suallerin cevapları tercüme sahibinin nüfuz tezkeresi ile diğer belge vasfını taşıyan evrak. Üçüncü sualin cevabı için maarif nezaretine bağlı mekteplerin diploma veya tasdiknameleri, ders-i âm uleması (camilerde ders veren alimler) icazetnameleri, batı ülkelerinden mezun olup maarifçe tasdik edilen diplomalar. Dördüncü sualin cevabı için maarifle illerdeki maarif memurlarınca verilen resmi ruhsatnameler, yazılıp neşredilen kitap ve risalelerin birer nüshası, teknik buluşlar, imtiyaz beratları, beşinci sualin cevabı için yazışmalar, mazbatalar, resmi ilamlar, memuriyet kimlikleri, ferman ve beratlar varsa diğer vesikalar gösterilir .

Onbeşinci madde: Beraat-i zimmet evrakıyla evrak-ı müteferria-i sâiresinin Dersaadet’ce müteallik olduğu dairenin büyük memuru tarafından ve dışarılarca nahiye ise merbut olduğu kazadan ve kaza ise merbut olduğu livadan ve elviye-i müstakilleden olmayıp da elviye-i mülhıkadan ise merbut olduğu vilayetden musaddak olması meşruttur.
Bu sayılan belgeler ile beraat kararını haiz evrak sahipleri İstanbul’da iseler mensup oldukları dairenin, dışarıda ise yerel idarenin en büyük memuru tarafından, nahiyeler bağlı olduğu ilçe, ilçeler, bağlı olduğu sancak, sancaklar müstakil değil ise merkeze bağlı sancakların ait olduğu vilayetinden tasdiki şarttır.

Onaltıncı madde: Devair-i merkeziyyede müstahdem me’murin ve ketebe ve sairenin terceme-i hal varakaları usulu vecihle tanzim olunduktan sonra mensub olduğu daire tarafından ba-tezkire-i resmiye Sicill-i Ahval dairesine irsal olunur.
Merkez dairelerde çalışan memur, katip vs.’nin özgeçmiş kağıtları usulüne göre tayin olunduktan sonra mensup olduğu daire tarafından resmi bir yazı ile Sicill-i Ahval dairesine gönderilir.

Onyedinci Madde: Vilâyât-i şâhanede mutasarrıf ve mektubçu ve kaimmakam ve nahiye müdürleri ve mektubi ve tahrirat ve evrak odaları müstakillen vülat-ı izamın idarelerinde ve me’mûrin-i şer ‘iyye ve adliye ve maliye vesaire merkez-i saltanat-ı seniyyece birer daireye taallukden dolayı hem o dairenin hem de bulunduğu mahaller me’murin-i mülkiyesinin nezaret-i müşterekelerinde bulunmalarıyla bunların terceme-i hal varakaları ibtida mevki-‘i hizmetlerinin en büyük mülkiye me’murlarına verilir.
Müstakilen vali ve mutasarrıf ve kaimmakam ve müdürlerin idaresi altında bulunan me’murin ve ketebe ve müstahdemin-i sairenin varakaları vülat-ı izam ve müstakil olan mutasarrıfin-i kiram taraflarından ba-tahrirat-ı resmiye doğrudan doğru ve nezaret-i müşterekeye irtibatı olanların varakaları mensub olduğu daire vasıtasıyla Sicill-i Ahval Dairesi’ne gönderilir.
Vilayetlerde mutasarrıf, mektupçu, kaymakam, nahiye müdürleri, mektubi, tahrirat ve evrak odaları bağımsız olarak valilerin idaresindedir. Şeriye, adliye, maliye vs. gibi merkeze bağlı olanlar hem kendi dairesi hem de bulunduğu bölge mülkiye memurlarının ortak gözetiminde bulunmalarıyla bunların hal tercümeleri önce bulundukları yerin en büyük amirine verilir.
Müstakil vali, mutasarrıf, kaymakam ve müdürlerin idaresi altında bulunan memur ve diğer hizmet erbabının belgeleri büyük valiler ve mutasarrıflar tarafından resmi bir yazı ile doğrudan doğruya bağlı oldukları dairece sicill-i ahval dairesine gönderilir.

On sekizinci madde: Terceme-i hal varakaları Sicill-i Ahval Dâiresi’ne vürudunda dairenin nizamname-i dahilîsi mucibince münderecatıyla evrak-ı merbutası tedkik olunup usul ve füruunca noksanı görülmezse (3) numaralı nümûneye tevfikan hülasa müsveddesi kaleme alınır.
Özgeçmiş formları sicill-i ahval dairesine geldiği zaman dairenin iç tüzüğü uyarınca ek
belgeleri incelenip esas ve tali hususlarda noksan görülmezse (3) numaralı örneğe uygun olarak özet müsveddesi kaleme alınır.

On dokuzuncu madde: Terceme-i hal varakalarıyla evrak-ı merbutası münderecatınca noksan görünecek olur ise müteallik olduğu mahallerden sicill-i ahval dairesince istizah ve ikmal edildikden sonra muamelesi icra olunur.
Özgeçmiş belgeleri ve ekli belgelerde noksan görülecek olursa ait olduğu yerlerden sicill-i ahval dairesince açıklama istenir ve daha sonra muamelesi icra olunur.

Yirminci madde: Terceme-i hal varakalarının hülasa müsveddeleri kaleme alınıp evrak-ı müteferriasıyla birlikte Sicill-i Ahval Müdiriyet-i Umûmiyesi’nce tedkik ve tasdik olunduktan sonra sicill-i ahval riyasetine verilir. Riyasetce de bade’l-mutalaa imza olunduktan sonra sicill-i umumiye geçirilir.
Biyografi kayıtlarının özet müsveddeleri kaleme alınıp ve ek evrakıyla birlikte sicill-i ahval genel müdürlüğünce tetkik ve tasdik olunduktan sonra sicill-i ahval reisliğine gönderilir. Başkanlıkça da gözden geçirildikten sonra imzalanıp genel sicile geçirilir.

Yirmi birinci madde: Terceme-i hal hülasaları sicill-i umumiye geçirildikten sonra mahallerindeki sicill-i hususiyelere de aynen kayd olunmak üzre birer sureti çıkarılıp sicill-i ahval müdiriyet-i umumiyesi tarafından imza ve resm-i mühr ile tasdik olunarak devâir ve vilâyâta irsal olunur.
Hal tercümelerinin özetleri genel sicile geçirildikten sonra kendi bölgelerindeki özel sicillere de aynen kaydolunmak üzere birer sureti çıkarılıp sicill-i ahval genel müdürlüğü tarafından imza ve resmi mühür ile tasdik olunarak dairelere ve vilayetlere gönderilir.

Yirmi ikinci madde: Terceme-i hal hülasaları sicillat-ı umumiyye ve hususiyyeye kayd olunduktan sonra vukuat-ı daimeleri muamelat-ı âtide muharrer tescilat ve tezyilat faslında gösterilen usule tevfikan yürütülür.
İşbu biyografi özetleri genel ve özel sicillere kaydolunduktan sonra normal olaylar, gelecek işlemler yazılı tescil ve ekler faslında gösterilen usule göre yürütülür.

Yirmi üçüncü madde: Sicill-i ahval dairesinde işbu kanunnameye merbut (4) numaralı numune vecihle lüzumu kadar sicillat-ı esasiye mevcud ve ma ‘mulun bih olduğu gibi devair-i merkeziyye ile vilayat-ı şahanede müstahdem-i sunuf-ı me’murin ve ketebe ve sairenin (5) numaralı numune vecihle ve yoklama usulü üzere isimlerini havi her daire ve vilayet için ayrı ayrı birer kıta defteri ve sicillat-ı esasiyenin (6) numaralı nümune vecihle lüzumu kadar fihrist defteri ve me’murine müteallik iradat-ı seniyye ile lazım gelen tezakir-i samiye ve evrak-ı resmiye-i saireyi aynen kayd etmeğe mahsus (7) numaralı nümune vecihle bir defter-i kebir ve tevcihat ve tebdilat ve lazım gelen sair vukuatın hülasa ve tarihlerini kayd etmeğe mahsus (8) numaralı nümune vecihle diğer bir defter ve ma ‘zulinin esamisini havi (9) numaralı nümune vecihle diğer defter ve rütbe-i vâlâ-yı vezâret ve müşiryetle bede’ ile rütbe-i râbiaya kadar bilcümle rüteb-i saltanat-ı seniyye ashabının rütbeleri tertibi üzre ve (10) numaralı nümune vecihle bir defter-i sicill-i ahval dairesine gelip giden her nevi evrakın numara ve tarihleriyle hülasalarını kayd etmeğe mahsus (11) numaralı nümûne vecihle bir evrak ve bir de evrak-ı sadıra defteri ittihaz kılınmıştır.
Sicill-i ahval dairesinde işbu kanunnameye ekli (4) numaralı örneğe göre lüzumu kadar esas sicil mevcuttur. O siciller kullanıma hazır olduğu gibi merkezdeki daireler ile vilayetlerdeki her çeşit personel (5) numaralı örneğe göre ve yoklama usulü üzere isimlerini havi her daire ve vilayet için birer defter vardır. Ayrıca:
Ana sicillerin (6) numaralı numuneye göre lüzumu kadar fihrist defteri ve memurlara ait irade-i seniyyeler (padişah emirleri) ile lazım gelen tezkire-i samiyeler (sadrazam emirleri) ve diğer resmi evrakı aynen kaydetmeye mahsus (7) numaralı örnek forma göre bir defter-i kebir (büyük defter).
Tevcihat (yeni görevler) ve yer değiştirmeleri ile lazım gelen diğer işlemlerin özet ve tarihlerini kaydetmeye mahsus (8) numaralı forma göre bir defter.
Açığa alınanlara mahsus (9) numaralı forma uygun bir başka defter. Vezir ve müşirden (Mareşal) başlayıp dördüncü rütbeye kadar bilcümle rütbe sahiplerinin rütbe sırasına göre yazılan (10) numaralı forma göre bir defter.
Sicill-i ahval dairesine gelip giden her nevi evrakın numara ve tarihlerini özet olarak kaydetmeye mahsus (11) numaralı forma uygun bir evrak defter ile bir de giden evrak defterinin olması kabul edilmiştir.

Yirmi dördüncü madde: Devâir ve vilayât sicill-i ahval şu’belerindeki sicill-i hususilerle defâtir-i müteferria-i kuyudiyesi sicill-i ahval idare-i umumiyesinde kullanılan sicillat ve defâtirin enva ‘ı ve tertibatına göre ittihaz olunmuştur.
Daireler ve vilayetler sicill-i ahval şubelerindeki özel sicillerle çeşitli kayıt defterlerinin sicill-i ahval genel merkezinde kullanılan sicillere ve defterlere uygun olması esastır.

Yirmi beşinci madde: Sicill-i ahval idare-i umumiyesince tutulan sicill-i umumi ve devair ve vilayâttaki şu’belerinde tutulan defter, sicill-i hususidir.
Sicill-i ahval genel müdürlüğünde tutulan defterler genel sicil, dairelerle vilayetlerdeki şubelerde tutulan defterler özel sicildir.

Yirmi altıncı madde: Sunûf-ı hademe-i Devlet-i Aliyye’den her birinin terceme-i hali sicill-i ahval dairesince tedkik ve kabul ile hülasa edildikten sonra sicill-i umumiye geçirilir. Sicillatta her me’mura karşılıklı ikişer sahife tahsis olunmuştur. Bir me’murun terceme-i hali esasen tescil olunduktan sonra vukuat-ı atiyesi yürütülür. Ve bidayeten tescil olunan terceme-i hali ile vukuât-ı âtiyesinin beynini fasl için araya (zeyl) diye işâret olunur. Ve vukûat oldukça müteselsil yazılır. Eğer terceme-i hal işbu iki sahifeyi istiab eder ise bakiyyesi için diğer sicil ittihaz olunduğundan fazlası ana nakl olunur ve suhulet-i tetebbu’ için her iki sicile işaret vaz‘ olunur .
Devlet memuru olan herkesin hal tercümesi sicill-i ahval dairesince incelenip kabul edildikten sonra özetlenerek genel sicile geçirilir. Sicillerde her memura karşılıklı iki sayfa ayrılmıştır. Bir memurun hayat hikayesi esasen tescil olunduktan sonra ilerdeki işlemleri zaman zaman kaydolunur. Başlangıçta yazılan hayat hikayesi ile ileride yazılacak kısımların arasını ayırmak için araya (zeyl) diye işaret olunur. Vukuat oldukça sırasıyla yazılır. Eğer tercüme-i hal bu iki sayfayı doldurursa geri kalan kısımlar diğer bir sicil sayıldığından oraya nakledilip kolay incelenmesi için de iki tarafa işaret konulur.

Yirmi yedinci madde: Sicillatta hak ve silinti katiyyen caiz değildir şayet bir sehv-i kalem vuku ‘ bulursa yanlış yazılan kelime veya fıkra yine okunacak surette ince bir hat ile çizilip üzerine işaret vaz ‘ıyla doğrusu kenarına yazılır ve zirine aharın taklid edememesi için merkezde müdiriyet-i umumiye tarafından ve şu’belerde onların müdürü canibinden imza konulur.
Sicillerde silme ve kazıma kesinlikle yasaktır. Şayet bir kalem hatası olursa yanlış yazılan kelime veya fıkra yine okunacak şekilde ince bir hat ile çizilip üzerine işaret konarak doğrusu kenara yazılır. Altına başkasının taklit edememesi için merkezde genel müdürlük, şubelerde ise onların müdürü tarafından imza konulur.

Yirmi sekizinci madde: Sunûf-ı hademe-i devlet-i aliyyenin terceme-i halleri evvel emirde sicill-i umumiye kayd olunup birer suret-i musaddakası mensub oldukları daire ve vilayetlere gönderilerek oralardaki sicill-i hususilere dahi aynen kayd ettirilir.
Her sınıf devlet memurunun hal tercümeleri öncelikle genel sicile kaydolunup bir tasdikli sureti mensup oldukları daire ve vilayetlere gönderilerek oralardaki özel sicillere de aynen kaydolunur.

Yirmi dokuzuncu madde: Vilayetlerce müstakillen vülat-ı izamın idarelerinde bulunan memurin ve ketebe tescil olunup nezaret-i müşterekeye merbut olanlar mensub oldukları devair-i merkeziyye sicill-i hususilerine kayd olunur.
Vilayetlerde bağımsız olarak valilerin idarelerinde bulunan memurlar ve katipler tescil olunup aynı nezarete bağlı olanlar mensup oldukları merkez dairenin özel sicillerine kaydolunur.

Otuzuncu madde: Sicill-i ahval dairesince terceme-i hali tescil edilmiş zevattan nasb ve azlleri irade-i seniyye ile cari olanların vuku ‘-ı mensubiyet ve ma’zuliyetleriyle rütbe ve nişan ve maaşca terekkiyat ve tahvilatı bu hususların arz ve istizanını hâvi m’arûzat-ı samiye ve re’sen ve cevaben şerefsâdır olan iradat-ı seniyyeden biibâretiha kayd olunur. Sicill-i Ahval idare-i umumiyesiyle vilayet ve dairelerdeki şu’belerinde kayıdca husul-ı mutabakat için vukuat-ı mezkure vilayet ve dairelere mersul muharrerat-ı samiye vesair işarat-ı resmiye ile icra kılınır.
Sicill-i ahval dairesince biyografisi tescil edilen şahıslardan tayin ve azilleri irade ile olanların tayin ve azilleriyle rütbe, nişan ve maaşlarındaki değişmeleri ve bu konuların arz ve istizanını (izin isteme) havi sadaret arzlarını doğrudan doğruya veya cevaben gelen iradelerden kendi ibaresiyle kaydolunur. Sicill-i ahval genel müdürlüğü ile vilayet ve dairelerindeki şubelerinde kayıtça hasıl olacak mutabakat için söz konusu vukuat, vilayet ve dairelere gönderilen yazılar vs. resmi muamelelerle olur.

Otuz birinci madde: İntihab ve tayinleri vilayat ve devaire müfevvaz me’murların istihdamı ve infisallerine vesaireye dair vukuatı vilayet ve dairelerdeki sicill-i ahval şu’belerince sicillat-ı hususiyyeye terkim ile kuyud-ı resmiye ve sahihaya müstenid olmak şartıyla her ay nihayetinde sicill-i ahval dairesine cedvelleri gönderilir. İdare-i umumiyece olan kayıdlar dahi o cetvellerin münderecatı üzerine yürütülür ve mezkur cetveller nihayet ikinci ayın aşr-ı evveli gâyetinde irsal olunur. Bu maksadın vaktiyle ve yoluyla husuli için vilayet ve daireler vukuat ve tebdilata kesb-i vukuf ettikleri anda maiyyetlerindeki sicill-i ahval şu’belerine derhal evrakının ita ve iraesiyle mükellefdirler.
Seçim ve tayinleri vilayet ve dairelere havale edilen memurların istihdamı ve ayrılmalarına dair vukuatı vilayet ve dairelerdeki sicill-i ahval şubelerince özel sicillere yazılarak resmi ve doğru kayıtlara dayanmak şartıyla her ay sonunda sicill-i ahval dairesine gönderilir. Genel idarelerce yapılan tayinler de o cetvellerin muhtevası üzerinden yürütülür. Ve mezkur cetveller nihayet ikinci ayın ilk on gününde gönderilir. Bu maksadın vaktinde ve usulüne uygun olması için vilayet ve daireler vukuat ve tebdilata (değişiklikler) vakıf oldukları anda maiyetlerindeki sicill-i ahval şubelerine derhal evrakını gösterip vermekle mükelleftirler.

Otuz ikinci madde: Bir daireden diğer daireye ve bir vilayetten diğer vilayete nakl-i me’muriyet edenlerin me’muriyet-i sâbıkası sicill-i mahsusunda olan kayıdlarına keyfiyyet nakl-i işaretle o kaydın bir nüshası me’muriyet-i lahıkası, dairesine verilerek oranın sicill-i hususisine idhal ile sicill-i ahval idaresine de ma ‘lumat-ı kalemiye i ‘ta olunur.
Bir daireden diğer bir daireye veya bir vilayetten diğer bir vilayete nakl edenlerin eski memuriyetleri özel sicilindeki kayıtlarına naklin şekli işaret edilip ve kayıtların bir nüshası yeni dairesine verilerek oranın özel siciline geçirilir. Sicill-i ahval idaresine de bilgi verilir .

Otuz üçüncü madde: Valiliklerden bede’ ile derece derece bilcümle me’muriyetlere ta ‘yin olunacak zevatın sicill-i ahval dairesince (12) numaralı nümune vechile sicill-i umumiden terceme-i hali varaka-i mahsusasına imla olunup sicill-i ahval müdiriyet-i umumiyesinden imza ve resmi mühür vaz ‘ıyla tasdik olunduktan sonra tezkire-i ma ‘ruzasına leffen arz-ı atabe-i ulya kılınır.
Valiliklerden başlayarak derece derece bütün memuriyetlere tayin olunacak zevatın sicill-i ahval dairesince (12) numaralı numuneye göre genel sicilden biyografisi özel formuna doldurulup sicill-i ahval genel müdürlüğünden imza ve resmi mühürle tasdikten sonra arz tezkiresine eklenerek padişaha sunulur.

Otuz dördüncü madde: Yeniden hizmet-i devlete dahil olanların bir me’muriyete ta ‘yini icab ettikte terceme-i hali tescil edilmedikçe me’muriyeti icra olunmaz. Fakat devletce bir lüzum-ı acil üzerine tayin ve i ‘zam buyurulan zevatın sonradan tescili mücaz olur.
Yeniden devlet hizmetine dahil olanların bir memuriyete tayini icap ettiği zaman hal tercümesi tescil edilmedikçe memuriyete başlayamaz. Devletçe kabul edilen acil bir durum varsa tayin edilen memurun sonradan tescili mümkündür.

Otuz beşinci madde: Terceme-i hallerini tanzim ve i‘tada bilâ mani’ tekâsül edenler ve terceme-i hal varakalarına hilaf-ı vaki’ bir şey derc eyleyenler veyahud her ne sebebe mebni olursa olsun bazı me’muriyetlerini ketm edenler olup da inde’t-tahkik tebeyyün eyler ise böyle bir hali tecviz eylediği ve hakikati neden ibaret idüğü sicillat-ı umumiye ve hususiyede suret-i mahsusada tahrir ve tasrih edilir.
Özgeçmişlerini tanzimde ağırdan alanlar ve gerçek dışı bir takım bilgilere yer verenler veya ne sebeple olursa olsun bazı memuriyetlerini gizleyenler olup bunlar araştırma sonucu ortaya çıktığı takdirde böyle bir şeye teşebbüs ettiği ve gerçeğin ne olduğu özel ve genel sicillere hususi bir şekilde yazılır ve açıklaması da yapılır.

Otuz altıncı madde: Yeniden gerek maaşla ve gerek mülazemetle hizmet-i devlete girmek isteyenlerden Dersaadet’de ise müracaat eylediği dairece usul-ı mevzuasına tevfikan emr-i intihabı icra olunduktan sonra ale’l-usul terceme-i hal varakası tanzim ettirilir ve sicill-i ahval idare-i umumiyyesi tarafından yedine (13) numaralı nümune vecihle “Devlet-i Aliyye-i Osmaniye hizmetine dühul şehadetnamesi” i‘ta olunur ondan sonra hizmete kabul edilir.
Ve eğer vilayat ve elviye ve kazalarda ise oraların meclisi idareleri tarafından bu muameleler icra olunur. Hizmet-i devletten tard edilen me’murîn yedinden duhul-ı şehadetnamesi nez ‘ ve istirdad olunur.
Yeniden gerek maaşlı ve gerekse maaşsız (mülazemet) olarak devlet işine girmek isteyenlerden İstanbul’da olanlar başvurduğu dairece usulüne uygun seçimi yapıldıktan sonra hemen özgeçmiş formu tanzim ettirilip Sicill-i Ahval İdare-i Umumiyesi tarafından eline “Devlet-i Aliyye-i Osmaniye Hizmetine Dühul Şehadetnamesi” verilir. Ondan sonra hizmete kabul edilir. Eğer vilayet, sancak ve kazalarda ise oraların idare meclisi tarafından bu işlemler yapılır. Devlet işinden çıkarılan memurların elinden bu dühul şehadetnameleri geri alınır.

Otuz yedinci madde: Devlet-i aliyye-i Osmaniye hizmetine duhul şehadetnamesini her bir me’mur muhafaza ve lede’l-icab ibraz etmekle mükellefdir.
Söz konusu giriş şahadetnamesini her memur muhafaza ve icap ettiği zamanlarda göstermeğe mecburdur .

Otuz sekizinci madde: Elhâletü hazihi devlet me’muriyetinde bulunan zevat duhul şehadetnamesinden birer adedini ta’rif olunduğu vecihle imla ederek sicile tasdik ettirdikten sonra birini nezdinde hıfz edecek ve nusha-i musaddakalarından birini bulunduğu mahallin siciline ve diğerini sicill-i ahval dairesi riyasetine gönderecek ve hizmet-i devlete giren her şahsa mezkur şehadetnamelerden birer adedi i ‘ta kılınacağından vilayat valileriyle müstakil mutasarrıflıklar rüesasına mezkur şehadetnamelerden boş olarak lüzumu miktarı gönderilecek Dersaadetce dahi devair rüesasına icabı kadar verilecektir. Bunların bir nüsha-i saniyesi verildikçe merkez ve mülhakat sicil devairine irsal olunur.
Şimdiki halde devlet memuru olanlar bu şahadetnameden birini tarifesine uygun olarak doldurduktan sonra biri kendisinde kalacaktır. Diğerini ise tasdikten sonra bulunduğu yerin siciline kayıt ve Sicill-i Ahval Dairesi Riyaseti’ne gönderecektir. Devlet işine giren her şahsa adı geçen şahadetnamelerden birer tanesi verileceğinden vilayet valileri ile müstakil mutasarrıflıklar amirlerine bu şahadetnamelerden boş olarak lüzumu kadar gönderilecek, İstanbul’daki daire başkanlarına da aynı şekilde yeteri kadar verilecektir. Bunların bir ikinci nüshası verildikçe merkez ve bağlı yerlerin sicil dairelerine gönderilir.

Otuz dokuzuncu madde: Sunuf-ı me’murin ve ketebe vesaireden birinin bir me’muriyete tayini ve diğerine nakli vukuunda keyfiyet-i tayin ve nakli hakkındaki evrak mensub olduğu mahallin büyük me’muru tarafından evvel emirde mahallî sicill-i ahval şu’besi müdüriyetine havale olunup şu’be tarafından işbu kanunnameye merbut (14) numaralı nümune vecihle o me’mura bir kıta muhtıra-i mahsusa ile tebliğ-i keyfiyet olunur.
Bütün memur ve katipler vesaireden birinin bir memuriyete tayini ve diğerine nakli halinde bu tayin ve nakil hakkındaki evrak mensub olduğu yerin en büyük amiri tarafından öncelikle sicill-i ahval şubesi müdürlüğüne havale olunup şube tarafından bu kararnameye ekli (14) numaralı örneğe göre o memura özel surette tebliğ olunur.

Madde-i mahsusa: Sicill-i ahval müdür-i umumisi muamelat-ı umumiyenin te’min-i hüsn-ı ceryanı için icabına göre bizzat veya tarafından bir me’mur-u mahsus i‘zamıyla devair-i merkeziyyedeki şua’batın kuyud-ı mevcude ve muamelat-ı cariyesince teftiş-i umumi icra eyleyecektir.
Memur ve katip vs. den birinin bir memuriyete tayini ve diğerine nakli vukuunda bu işin oluş şekli hakkındaki evrak mensup olduğu yerin büyük memuru tarafından ilk önce mahalli sicill-i ahval şube müdürlüğüne havale olunup şube tarafından bu kanuna ekli(14) numaralı örneğe göre o memura özel surette tebliğ olunur.
Özel madde: Sicill-i Ahval Genel Müdürlüğü umumi yazışmaların iyi bir şekilde cereyanı için icabına göre bizzat veya özel bir memur göndermek suretiyle merkezdeki şubelerin mevcut kayıtlarını ve işlemlerini teftiş edecektir.

Sicill-i ahval reisi ile müdür-i umumisi işbu kanunnamenin muhafaza-i ahkamına i ‘tina etmekle mükellef ve nezd-i devlette müştereken mes’uldürler. [2]
Sicll-i Ahval Reisi ile Genel müdürü işbu kanunnamenin hükümlerine itina etmekle mükellef ve devlete karşı ortaklaşa sorumludurlar .

Go to page: Introduction | Previous Issue | Contents of 2000 | Next Issue |
Go to menu: Home | Profession | Organizations | Archimedia | BBS | JAS | BKA | Map